L’impatto dei nuovi obblighi informativi a carico delle imprese nell’ambito del settore lavorativo previsti dal Decreto Trasparenza

Il Decreto Trasparenza introduce nuovi obblighi informativi nell’ottica di una maggiore responsabilizzazione delle imprese nell’utilizzo di sistemi di gestione decisionali o di monitoraggio automatizzato nei confronti dei dipendenti e collaboratori, e richiama l’attenzione sulla necessità di effettuare una verifica sui livelli di robustezza e cybsersicurezza dei sistemi.

Il d.lgs. 27 giugno 2022, n. 104 , pubblicato in G.U. del 29 luglio 2022, n. 176 è stato adottato in attuazione della Direttiva UE 2019/1152 finalizzata a garantire la conoscenza delle condizioni di lavoro trasparenti e prevedibili a tutti i lavoratori che nel territorio dell'Unione Europea. Il sopra citato decreto introduce molteplici disposizioni al precedente d.lgs. n. 152/1997 e prevede una complessa serie di obblighi informativi a carico del datore di lavoro con riferimento alle diverse tipologie di contratto di lavoro e delle specifiche sanzioni nel caso di omesse o incomplete informazioni. Le disposizioni del decreto si applicano a tutti i rapporti di lavoro già instaurati alla data del 1 agosto 2022 per i contratti già in essere vi è, pertanto, l'obbligo del datore di lavoro di fornire informazioni su richiesta del lavoratore stesso o delle rappresentanze sindacali. Il decreto entra in vigore per i nuovi assunti dal 13 agosto 2022. Ambito di applicazione. L'ambito di applicazione del decreto sotto il punto di vista soggettivo è molto ampio la nuova disciplina si applica non solo ai i contratti di lavoro subordinato, a prescindere dalla durata quindi, sia a tempo determinato che indeterminato , dal regime orario sono inclusi i rapporti part time e quelli intermittenti ma anche ai rapporti di collaborazione coordinata e continuativa, quelli di prestazione occasionale, e forme speciali come i contratti dei lavoratori marittimi, della pesca e dei lavoratori domestici. Il decreto non si applica, invece, ai rapporti autonomi, a quelli di durata molto breve pari o inferiore ad una media di tre ore a settimana in quattro settimane consecutive , ai rapporti di agenzia, al lavoro nell'impresa familiare, e ad alcune forme speciali di lavoro pubblico. Viene previsto con le nuove disposizioni che il datore di lavoro deve comunicare al dipendente o collaboratore gli elementi essenziali del rapporto di lavoro le informazioni tipiche del rapporto, come la tipologia contrattuale, il nome del datore, la sede di lavoro, la data di inizio e fine in caso di rapporto a tempo determinato il periodo di prova, se previsto l'inquadramento del lavoratore categoria, livello e qualifica o, in alternativa, la descrizione sommaria del lavoro la programmazione dell'orario ordinario di lavoro ma in caso di impossibilità, si dovranno fornire dati alternativi molto approfonditi . Il datore deve comunicare anche - la durata delle ferie e la durata degli eventuali congedi retribuiti cui ha diritto il lavoratore - il diritto a ricevere la formazione erogata dal datore di lavoro, se prevista - la durata del preavviso e la relativa procedura Occorre, inoltre, comunicare ai dipendenti gli Enti e gli Istituti che ricevono i contributi previdenziali ed assicurativi il contratto collettivo nazionale applicato al rapporto di lavoro, con l'indicazione delle parti che lo hanno sottoscritto, e gli eventuali contratti collettivi di secondo livello territoriali e/o aziendali applicati al rapporto di lavoro. Protezione dei dati personali. Il decreto prevede anche importanti novità in materia di protezione dei dati personali, art. 1- bis aggiunto al d.lgs. n. 152/1997 viene previsto che nel caso in cui l'azienda utilizzi sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati nelle varie fasi di assunzione, gestione del rapporto di lavoro e cessazione, deve informare, prima dell'inizio dell'attività lavorativa, il lavoratore. Si tratta di sistemi molto diffusi nelle imprese che consentono, come indicato nello stesso decreto, un prezioso supporto per fornire indicazioni rilevanti ai fini della assunzione o del conferimento dell'incarico, della gestione o della cessazione del rapporto di lavoro, dell'assegnazione di compiti o mansioni nonché indicazioni incidenti sulla sorveglianza, la valutazione, le prestazioni e l'adempimento delle obbligazioni contrattuali dei lavoratori. La disposizione è quindi finalizzata a ridurre le asimmetrie informative, qualora i committenti o i datori di lavoro utilizzino sistemi algoritmici per coordinare, monitorare e gestire il rapporto di lavoro. Viene stabilito il diritto alla trasparenza per quanto riguarda l'utilizzo e il funzionamento dei sistemi decisionali e di monitoraggio automatizzati al fine di responsabilizzare il datore di lavoro nell'utilizzo di sistemi di gestione algoritmica. Come indicato dallo stesso decreto Trasparenza, resta fermo quanto disposto dall' art. 4 l. n. 300/1970 . Come osservato dalla dottrina più attenta non sono riportate le definizioni di sistemi decisionali e di monitoraggio automatizzati. Il nuovo decreto richiede che le informazioni siano essere rese in modo trasparente, in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico. Le imprese nel caso di ricorso a sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati devono comunicare ai dipendenti e collaboratori - gli aspetti del rapporto di lavoro sui quali incide l'utilizzo dei sistemi - gli scopi e le finalità dei sistemi - la logica ed il funzionamento dei sistemi - le categorie di dati e i parametri principali utilizzati per programmare o addestrare i sistemi, inclusi i meccanismi di valutazione delle prestazioni Le imprese devono indicare anche - le misure di controllo adottate per le decisioni automatizzate, gli eventuali processi di correzione e il responsabile del sistema di gestione della qualità - il livello di accuratezza, robustezza e cybersicurezza dei sistemi e le metriche utilizzate per misurare tali parametri, nonché gli impatti potenzialmente discriminatori delle metriche stesse. Viene inoltre previsto che l'impresa deve comunque comunicare preventivamente almeno 24 ore prima ogni modifica delle informazioni già fornite, che comporti variazione delle condizioni di lavoro. Obblighi informativi. I nuovi obblighi informativi integrano la previsione dell' art. 22 GDPR , che prevede il diritto di non essere sottoposto a decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato e il diritto dell'individuo di ottenere l'intervento umano da parte del titolare, di esprimere la propria opinione e di contrastare la decisione. Gli obblighi informativi del decreto Trasparenza, come abbiamo visto ricomprendono tutti i sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati dei quali le imprese si avvalgono per prendere ogni giorno decisioni relative all'assunzione, promozione, formazione, performance. Il decreto prevede il diritto del lavoratore di richiedere, direttamente o per il tramite delle rappresentanze sindacali aziendali o delle organizzazioni sindacali territoriali, ulteriori informazioni sull'impatto di tali sistemi automatizzati sul rapporto di lavoro. Viene previsto che il Ministero del lavoro e delle politiche sociali e l'Ispettorato nazionale del lavoro possono richiedere la comunicazione delle medesime informazioni e dati e l'accesso agli stessi. Il datore di lavoro o committente è tenuto a dare risposta entro 30 giorni dalla richiesta e deve comunque comunicare preventivamente almeno 24 ore prima ogni modifica delle informazioni già fornite, che comporti variazione delle condizioni di lavoro. In caso di introduzione o modifica di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati nel rapporto di lavoro, la disposizione riconosce specifici diritti di informazione in capo alle rappresentanze sindacali ovvero alla rappresentanza sindacale unitaria o, in assenza di rappresentanze aziendali, alle sedi territoriali delle associazioni sindacali di categoria comparativamente più rappresentative sul piano nazionale. Il decreto prevede l'obbligo del datore di lavoro o il committente di integrare l'informativa con le istruzioni per il lavoratore in merito alla sicurezza dei dati e l'aggiornamento del registro dei trattamenti. Si tratta di uno dei primi provvedimenti che richiama in modo puntuale l'obbligo di impartire le istruzioni agli autorizzati e l'obbligo di aggiornamento dei registri del trattamento. Viene inoltre previsto che al fine di verificare che gli strumenti utilizzati per lo svolgimento della prestazione lavorativa siano conformi alle disposizioni previste dal Regolamento UE 2016/679 GDPR , il datore di lavoro o il committente effettuano un'analisi dei rischi e una valutazione d'impatto degli stessi trattamenti, procedendo a consultazione preventiva del Garante per la protezione dei dati personali ove ne sussistano i presupposti art. 36 GDPR . Quale è l'impatto delle nuove disposizioni sotto il profilo della protezione dei dati personali? L'impatto è notevole in quanto l'attività di adeguamento in ambito di protezione dei dati è particolarmente intensa, le imprese devono, infatti - censire al proprio interno i sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati presenti - aggiornare i relativi registri del trattamento - aggiornare se non riscrivere, tempestivamente con il supporto del DPO, consulenti e referenti privacy, se presenti, le informazioni rese ai propri candidati, dipendenti e collaboratori con un linguaggio semplice e comprensibile - comunicare preventivamente almeno 24 ore prima ogni modifica delle informazioni già fornite, che comporti variazione delle condizioni di lavoro. - devono effettuare un'analisi dei rischi e una valutazione d'impatto degli stessi trattamenti, procedendo a consultazione preventiva del Garante per la protezione dei dati personali ove ne sussistano i presupposti art. 36 GDPR . Si tratta pertanto di un percorso di compliance importante in quanto come abbiamo visto il diritto alla trasparenza per quanto riguarda l'utilizzo e il funzionamento dei sistemi decisionali e di monitoraggio automatizzati è finalizzato a responsabilizzare il datore di lavoro nell'utilizzo di sistemi di gestione algoritmica e a rendere più consapevoli i dipendenti e i collaboratori e la società in cui viviamo. La normativa in esame richiama l'attenzione delle imprese e dei datori a verificare se gli strumenti utilizzati per lo svolgimento della prestazione siano conformi al GDPR . Si osserva tuttavia come questi strumenti siano di supporto all'impresa e non siano strumenti utilizzati per lo svolgimento della prestazione. Le imprese devono pertanto porre la massima attenzione nel fornire le precise informazioni richieste al fine di evitare sia le sanzioni amministrative previste dal GDPR sia le sanzioni amministrative previste dal Decreto Trasparenza. Nel caso di assenza delle comunicazioni previste dalla legge ovvero nel caso vengano effettuate in ritardo o in modo incompleto, sono previste specifiche sanzioni differenziate per la tipologia di omissione. Viene prevista come sanzione ordinaria la sanzione amministrativa pecuniaria da 250 a 1.500 euro per ogni lavoratore interessato. La sanzione può essere erogata dall'Ispettorato territoriale del lavoro, previa denuncia da parte del lavoratore e previo accertamento ispettivo. Nel caso di pubbliche amministrazioni viene previsto che le violazioni degli obblighi informativi sono valutate ai fini della Responsabilità dirigenziale, nonché della misurazione della performance ai sensi dell' art. 7 d.lgs. n. 150/2009 .

Decreto legislativo 27 giugno 2022, n. 104 in G.U. del 29 luglio 2022, n. 176