Il Ministero della pubblica amministrazione presenta le nuove linee guida in materia di lavoro agile che approfondiscono i profili delle condizioni tecnologiche, della sicurezza informatica, del diritto alla disconnessione e della formazione.
Il Ministro per la pubblica amministrazione nell’ottica di superamento della gestione emergenziale ha pubblicato in data 30 novembre 2021 dopo il confronto con le organizzazioni sindacali la seconda versione delle linee guida in materia di lavoro agile nelle amministrazioni pubbliche. Le linee guida sono rivolte alle pubbliche amministrazioni e agli altri enti ad esse assimilati tenuti a prevedere misure in materia di lavoro agile e hanno l’obiettivo di fornire indicazioni per la definizione di una disciplina che garantisca condizioni di lavoro trasparenti, che favorisca la produttività e l’orientamento ai risultati, concili le esigenze delle lavoratrici e dei lavoratori con le esigenze organizzative delle pubbliche amministrazioni, consentendo, ad un tempo, il miglioramento dei servizi pubblici e dell’equilibrio fra vita professionale e vita privata. Il testo delle linee guida è stato inviato alla Conferenza Unificata Stato Regioni, dopo il relativo parere, le 32.000 amministrazioni pubbliche saranno tenute a rispettare le linee guida e si passerà dal lavoro da remoto al lavoro agile. Secondo il Ministro, alla fine del percorso, il lavoro agile come indicato nel Patto Governo-sindacati del 10 marzo, sarà contrattualizzato, dotato dei necessari e sicuri strumenti tecnologici, organizzato per obiettivi, finalizzato alla soddisfazione di cittadini e imprese, all'efficienza e alla produttività. Esse anticipano il contenuto della regolamentazione dei contratti collettivi nazionali di lavoro relativi al triennio 2019-21 che disciplineranno a regime l’istituto per gli aspetti non riservati alla fonte unilaterale. Le linee guida definiscono la modalità di svolgimento della prestazione lavorativa c.d. agile avendo riguardo al diritto alla disconnessione, al diritto alla formazione specifica, al diritto alla protezione dei dati personali, alle relazioni sindacali, al regime dei permessi e delle assenze ed alla compatibilità con ogni altro istituto del rapporto di lavoro e previsione contrattuale. Le linee guida cesseranno la loro efficacia con l’entrata in vigore dei contratti collettivi, per tutte le parti non compatibili con gli stessi. Le stesse linee guida specificano che resta fermo nelle more il rispetto del sistema di partecipazione sindacale definito dai contratti collettivi nazionali vigenti. Esse costituiscono il risultato di un percorso sinergico comune fra il Ministero e organizzazioni sindacali. Il lavoro agile non sarà più disciplinato da decreti governativi di emergenza le decisioni sul lavoro agile saranno assunte dalle singole amministrazioni che, attraverso i Piani integrati di organizzazione e attività Piao , che devo o essere approvati entro il 31 gennaio, organizzeranno il lavoro agile in modo autonomo. In caso di mancata adozione del Piano integrato di attività e organizzazione PIAO si applicheranno le sanzioni previste dall’art. 10, comma 5, del d.lgs. 150/2009 il divieto di erogazione della retribuzione di risultato ai dirigenti che risulteranno avere concorso alla mancata adozione del PIAO e il divieto di assumere e affidare incarichi di consulenza o di collaborazione comunque denominati. Le linee guida disciplinano sia il lavoro agile sia il telelavoro ora denominato lavoro da remoto e si dividono in due parti la prima parte riguarda l’ambito di applicazione e la seconda parte si concentra, invece, sulle condizioni per accesso alla prestazione lavorativa in forma agile. Le linee guida approfondiscono il profilo dell’accesso al lavoro agile viene previsto che l’adesione al lavoro agile ha natura consensuale e volontaria ed è consentito a tutti i lavoratori siano essi con rapporto di lavoro a tempo pieno o parziale e indipendentemente dal fatto che siano stati assunti con contratto a tempo indeterminato o determinato. L’amministrazione individua le attività che possono essere effettuate in lavoro agile, fermo restando che sono esclusi i lavori in turno e quelli che richiedono l’utilizzo costante di strumentazioni non remotizzabili. Le linee guida ribadiscono che nelle giornate in cui si fa smart working "non è possibile effettuare lavoro straordinario, trasferte, lavoro disagiato, lavoro svolto in condizioni di rischio". Le linee guida richiamano l’attenzione sul ruolo della formazione al fine di accompagnare il percorso di introduzione e consolidamento del lavoro agile Viene richiesto alle amministrazioni di prevedere nell’ambito delle attività del piano della formazione specifiche iniziative formative per il personale che usufruisca di tale modalità di svolgimento della prestazione. La formazione dovrà perseguire, pertanto, l’obiettivo di addestrare il personale all’utilizzo delle piattaforme di comunicazione e degli altri strumenti previsti per operare in modalità agile nonché di diffondere moduli organizzativi che rafforzino il lavoro in autonomia, l’empowerment, la delega decisionale, la collaborazione e la condivisione delle informazioni. Rispetto alla prima versione delle linee guida, viene ora previsto che i percorsi formativi potranno, inoltre, riguardare gli specifici profili relativi alla salute e la sicurezza per lo svolgimento della prestazione lavorativa al di fuori dell’ambiente di lavoro. Le linee guida confermano che le pubbliche amministrazioni devono garantire "l'invarianza dei servizi resi all'utenza" ma anche "un'adeguata rotazione del personale autorizzato alla prestazione di lavoro agile, assicurando comunque la prevalenza per ciascun lavoratore del lavoro in presenza". Le linee guida individuano specifiche condizioni tecnologiche . Rispetto alla prima versione delle linee guida, viene specificato che spetta, di norma, alle amministrazioni pubbliche fornire il lavoratore di idonea dotazione tecnologica. Si tratta di una previsione importante nell’ottica di rafforzare la sicurezza informatica dei dati l’utilizzo di device personali potrebbe esporre, infatti, l’amministrazione e gli stessi dipendenti a rischi di virus o attacchi informatici. L’introduzione del termine di norma consente ancora la possibilità che lo smart working si svolga attraverso strumenti informatici nella disponibilità del dipendente qualora non siano forniti dall’amministrazione . Le linee guida prevedono che per le attività da remoto devono essere utilizzate le postazioni di lavoro fornite dall’amministrazione, in grado di garantire la protezione delle risorse aziendali a cui il lavoratore deve accedere. L’amministrazione deve assicurare il costante aggiornamento dei meccanismi di sicurezza, nonché monitoraggio del rispetto dei livelli minimi di sicurezza. In alternativa, previo accordo con il datore di lavoro, possono essere utilizzate anche dotazioni tecnologiche del lavoratore che rispettino i requisiti di sicurezza. Rispetto alla precedente versione le nuove linee guida non prevedono più che per accedere alle applicazioni del proprio ente possa essere utilizzata esclusivamente la connessione Internet fornita dal datore di lavoro. La precedente previsione contenuta nella prima versione delle linee guida avrebbe comportato importanti oneri economici a carico delle amministrazioni. Si rappresenta che la connettività a carico dell'ente avrebbe potuto implicare un dispendio di risorse e un rallentamento delle attività e dei servizi in assenza di specifici accordi quadro con i grandi operatori telefonici. Il nuovo testo prevede che se il dipendente è in possesso di un cellulare di servizio, deve essere prevista o consentita, nei servizi che lo richiedano, la possibilità di inoltrare le chiamate dall’interno telefonico del proprio ufficio sul cellulare di servizio si tratta di una misura organizzativa importante nell’ottica di garantire la continuità dei servizi erogati. Si osserva tuttavia come non tutti gli enti pubblici hanno la possibilità di dotare i propri dipendenti di cellulari di servizio e di supportare i relativi costi di gestione. Sarebbe stato opportuno prevedere il dovere del datore di lavoro di assicurare reperibilità sui diversi canali di comunicazione anche in smart working telefono, mail etc . Le linee guida specificano che particolare, l’accesso alle risorse digitali ed alle applicazioni dell’amministrazione raggiungibili tramite la rete internet deve avvenire attraverso sistemi di gestione dell’identità digitale sistemi Multi factor authentication, tra i quali, ad esempio, CIE e SPID , in grado di assicurare un livello di sicurezza adeguato e tramite sistemi di accesso alla rete predisposti sulla postazione di lavoro in dotazione in grado di assicurare la protezione da qualsiasi minaccia proveniente dalla rete c.d. zero trust network . Alternativamente si può ricorrere all’attivazione di una VPN Virtual Private Network, una rete privata virtuale che garantisce privacy, anonimato e sicurezza verso l’ente, oppure ad accessi in desktop remoto ai server. Inoltre, l’amministrazione, dovrà prevedere sistemi gestionali e sistema di protocollo raggiungibili da remoto per consentire la gestione in ingresso e in uscita di documenti e istanza, per la ricerca della documentazione, etc. Le linee guida specificano che fermo restando quanto indicato, di norma non può essere utilizzata una utenza personale o domestica del dipendente per le ordinarie attività di servizio, salvo i casi preventivamente verificati e autorizzati. In quest’ultima ipotesi, sono fornite dall’amministrazione puntuali prescrizioni per garantire la sicurezza informatica. La nuova versione delle linee guida non prevede pertanto un divieto rigido di utilizzo dell’utenza personale o domestica. Le linee guida forniscono indicazioni operative nel caso di problematiche di natura tecnica e/o informatica, e comunque in ogni caso di cattivo funzionamento dei sistemi informatici, qualora lo svolgimento dell’attività lavorativa a distanza sia impedito o sensibilmente rallentato viene previsto che il dipendente sia tenuto a darne tempestiva informazione al proprio dirigente che può richiamare il dipendente a lavorare in presenza, qualora le suddette problematiche dovessero rendere temporaneamente impossibile o non sicura la prestazione lavorativa. Nel caso di ripresa del lavoro in presenza, il lavoratore è tenuto a completare la propria prestazione lavorativa fino al termine del proprio orario ordinario di lavoro. Viene anche previsto che per sopravvenute esigenze di servizio il dipendente in lavoro agile può essere richiamato in sede, con comunicazione che deve pervenire in tempo utile per la ripresa del servizio e, comunque, almeno il giorno prima. Il rientro in servizio non comporta il diritto al recupero delle giornate di lavoro agile non fruite. L’amministrazione nel dare accesso al lavoro agile ha cura di conciliare le esigenze di benessere e flessibilità dei lavoratori con gli obiettivi di miglioramento del servizio pubblico, nonché con le specifiche necessità tecniche delle attività. Fatte salve queste ultime e fermi restando i diritti di priorità sanciti dalle normative tempo per tempo vigenti e l'obbligo da parte dei lavoratori di garantire prestazioni adeguate, l’amministrazione avrà cura di facilitare l’accesso al lavoro agile ai lavoratori che si trovino in condizioni di particolare necessità, non coperte da altre misure. Le linee guida hanno il pregio di approfondire il profilo dell’accordo individuale che deve essere stipulato per iscritto ai fini della regolarità amministrativa e della prova. Ai sensi degli artt. 19 e 21 della legge n. 81/2017, esso disciplina l'esecuzione della prestazione lavorativa svolta all'esterno dei locali dell’amministrazione, anche con riguardo alle forme di esercizio del potere direttivo del datore di lavoro ed agli strumenti utilizzati dal lavoratore. L’accordo deve inoltre contenere almeno i seguenti elementi essenziali durata dell’accordo, avendo presente che lo stesso può essere a termine o a tempo indeterminato modalità di svolgimento della prestazione lavorativa fuori dalla sede abituale di lavoro, con specifica indicazione delle giornate di lavoro da svolgere in sede e di quelle da svolgere a distanza modalità di recesso, che deve avvenire con un termine non inferiore a 30 giorni salve le ipotesi previste dall’art. 19 legge n. 81/2017 ipotesi di giustificato motivo di recesso i tempi di riposo del lavoratore e le misure tecniche e organizzative necessarie per assicurare la disconnessione del lavoratore dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro le modalità di esercizio del potere direttivo e di controllo del datore di lavoro sulla prestazione resa dal lavoratore all’esterno dei locali dell’amministrazione nel rispetto di quanto disposto dall’art. 4 della legge 20 maggio 1970, n. 300 e s.m.i Viene previsto che in presenza di un giustificato motivo, ciascuno dei contraenti può recedere dall’accordo senza preavviso indipendentemente dal fatto che lo stesso sia a tempo determinato o a tempo indeterminato si tratta di una misura flessibile apprezzabile. Le linee guida confermano che la prestazione lavorativa in modalità agile è svolta senza un vincolo di orario nell’ambito delle ore massime di lavoro giornaliere e settimanali stabilite dai CCNL e rafforzano il diritto alla disconnessione nel nostro ordinamento. Esse richiedono di individuare una fascia di inoperabilità disconnessione nella quale il lavoratore non può erogare alcuna prestazione lavorativa. Le linee guida specificano che devono essere individuati periodi temporali nei quali il lavoratore non può erogare alcuna prestazione lavorativa. Tali periodi comprendono la fascia di inoperabilità disconnessione nella quale il lavoratore non può erogare alcuna prestazione lavorativa. Tale fascia comprende in ogni caso il periodo di 11 ore di riposo consecutivo di cui all’art. 17, comma 6, del CCNL 12 febbraio 2018 del CCNL Funzioni Centrali ed alle analoghe disposizioni di altri CCNL vigenti. Le linee guida approfondiscono anche il profilo del lavoro remoto che può essere prestato anche, con vincolo di tempo e nel rispetto dei conseguenti obblighi di presenza derivanti dalle disposizioni in materia di orario di lavoro, attraverso una modificazione del luogo di adempimento della prestazione lavorativa, che comporta la effettuazione della prestazione in luogo idoneo e diverso dalla sede dell'ufficio al quale il dipendente è assegnato. Le linee guida prevedono sia la forma del telelavoro domiciliare, che comporta la prestazione dell'attività lavorativa dal domicilio del dipendente sia le altre forme di lavoro a distanza, come il coworking o il lavoro decentrato da centri satellite. Le amministrazioni possono adottare il lavoro da remoto con vincolo di tempo - con il consenso del lavoratore e, di norma, in alternanza con il lavoro svolto presso la sede dell’ufficio - nel caso di attività, previamente individuate dalle stesse amministrazioni, ove è richiesto un presidio costante del processo e ove sussistono i requisiti tecnologici che consentano la continua operatività ed il costante accesso alle procedure di lavoro ed ai sistemi informativi oltreché affidabili controlli automatizzati sul rispetto degli obblighi derivanti dalle disposizioni in materia di orario di lavoro. L’amministrazione concorda con il lavoratore il luogo ove viene prestata l’attività lavorativa ed è tenuta alla verifica della sua idoneità, anche ai fini della valutazione del rischio di infortuni, nella fase di avvio e, successivamente, con frequenza almeno trimestrale. Nel caso di telelavoro domiciliare, concorda con il lavoratore tempi e modalità di accesso al domicilio per effettuare la suddetta verifica. Lo schema delle linee guida è particolarmente importante nell’attuale fase di ripensamento del lavoro agile e può essere utile in quanto potrà guidare in qualità di prassi applicativa, le pubbliche amministrazioni. Le linee guida richiamano l’attenzione degli operatori sull’importanza del rispetto sui luoghi di lavoro di tutte le misure di prevenzione e contenimento del contagio e di sicurezza dei pubblici dipendenti sottoscritte nei protocolli di intesa fra il Governo e le OO.SS. nonché di quelle individuate negli accordi e protocolli successivamente sottoscritti. Le linee guida confermano come il lavoro agile non sia esclusivamente uno strumento di conciliazione vitalavoro ma anche uno strumento di innovazione organizzativa e di modernizzazione dei processi. Le linee guida prevedono, a differenza della precedente versione, che le amministrazioni, previo coinvolgimento delle organizzazioni sindacali attraverso gli istituti di partecipazione previsto dal CCNL, avranno cura di facilitare l’accesso al lavoro agile ai lavoratori che si trovino in condizioni di particolare necessità, non coperte da altre misure.