Un vademecum per il palazzo

Con un provvedimento generale, il Garante della protezione dei dati personali ha prescritto ai condominii una serie di regole che disciplinano l'accesso agli atti, le comunicazioni e la possibilità di filmare le riunioni anche in presenza di estranei

Regole chiare per un condominio a prova di privacy. Con un provvedimento generale integralmente leggibile tra i correlati , il Garante per la protezione dei dati personali ha prescritto ai condominii, anche per i trattamenti effettuati dall'assemblea e dall'amministratore, le misure necessarie per una corretta gestione dei dati personali. Il provvedimento tiene conto anche delle osservazioni di associazioni di categoria e di singoli condomini che hanno partecipato con numerosi contributi alla consultazione pubblica aperta l'8 febbraio scorso. Queste in sintesi i punti principali del provvedimento. Il condominio, in quanto titolare del trattamento, può trattare solo informazioni personali pertinenti e necessarie per la gestione e l'amministrazione delle parti comuni. Le informazioni possono riguardare sia tutto il condominio dati relativi a consumi collettivi , sia i singoli partecipanti dati anagrafici, indirizzi, quote millesimali . I numeri di telefono possono essere trattati solo con il consenso degli interessati, a meno che compaiano già in elenchi telefonici pubblici. Per verificare l'esattezza degli importi dovuti, ciascun condòmino può essere informato, in sede di rendiconto annuale o su richiesta, delle somme dovute dagli altri e di eventuali inadempimenti. È invece vietata la diffusione di dati personali mediante l'affissione di avvisi di mora o di sollecitazioni di pagamento in spazi condominiali aperti al pubblico, in cui è consentita solo l'affissione di avvisi generali quali convocazioni di assemblea o comunicazioni urgenti . I dati sanitari possono essere trattati solo se indispensabili ai fini dell'amministrazione del condominio come in caso di danni a persone anche diverse dai condomini, o per particolari deliberazioni, come nel caso dell'abbattimento delle cosiddette barriere architettoniche . La comunicazione di dati personali è consentita con il consenso o se ricorrono altri presupposti di legge. La partecipazione all'assemblea condominiale di estranei è consentita con l'assenso dei partecipanti e in casi previsti dalla legge, ad esempio può trattarsi di tecnici o consulenti chiamati ad intervenire su problemi all'ordine del giorno. È possibile videoregistrare l'assemblea solo con il consenso informato dei partecipanti. Per prevenire illecite comunicazioni e diffusioni di dati personali l'amministratore deve adottare idonee misure di sicurezza previste dal Codice della privacy. L'amministratore può esercitare il diritto di accesso ai dati riferiti al condominio nel suo complesso per esempio alle informazione relative al consumo globale di energia ed acqua il singolo condomino può sempre accedere ai dati che lo riguardano, rivolgendosi all'amministratore. Il provvedimento ha lo scopo di garantire privacy e trasparenza nella vita condominiale , ha dichiarato Giuseppe Fortunato, componente dell'Autorità e relatore del provvedimento. La privacy, correttamente intesa, non è mai un limite per la trasparenza della gestione condominale la trasparenza correttamente intesa non è mai un lasciapassare per offendere la riservatezza della persona. Per aiutare amministratori e condòmini e favorire una lettura pronta, pratica ed esemplificativa del provvedimento verrà redatto anche un apposito Vademecum del palazzo, uno strumento operativo per qualunque cittadino .

Autorità garante per la protezione dei dati personali Protezione dati e amministrazione dei condomini - 18 maggio 2006 In data odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Giuseppe Fortunato e del dott. Mauro Paissan, componenti, e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale Visto il Codice in materia di protezione dei dati personali Dl 196/03 Vista la documentazione in atti ed esaminate le osservazioni pervenute a seguito della consultazione pubblica indetta l'8 febbraio 2006 Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell'articolo 15 del regolamento del Garante n. 1/2000 Relatore il dott. Giuseppe Fortunato PREMESSO 1. Il trattamento di dati personali nell'ambito dell'amministrazione di condomini Sono pervenuti a questa Autorità diversi quesiti e segnalazioni concernenti le operazioni di trattamento di dati personali effettuate nell'ambito delle attività connesse all'amministrazione dei condomini presentando profili comuni -con specifico riguardo alla circolazione di informazioni personali per la gestione della proprietà comune, riferite ai singoli partecipanti al condominio di seguito, partecipanti , o concernenti l'intera amministrazione condominiale-, le medesime sono suscettibili di trattazione unitaria con il presente provvedimento nel quale si è altresì tenuto conto delle comunicazioni settantacinque, comprendenti anche richieste di chiarimenti, quesiti e osservazioni pervenute all'Autorità da privati e da associazioni di categoria a seguito della consultazione pubblica indetta l'8 febbraio 2006. I profili prevalentemente presi in considerazione nelle comunicazioni inviate in larga parte già presenti nelle segnalazioni e nei quesiti presentati all'Autorità riguardano la questione della titolarità del trattamento nell'ambito della gestione condominiale la tipologia dei dati trattati, tra i quali vengono indicati i dati inerenti il condominio complessivamente inteso quale ente di gestione i dati personali riferiti ai singoli partecipanti al condominio, nei limiti delle informazioni personali raccolte ed utilizzate per le finalità riconducibili alla disciplina civilistica il trattamento dei dati relativi a soggetti diversi dai partecipanti al condominio la circolazione, in varie forme, di dati relativi alla gestione condominiale le problematiche afferenti alle misure di sicurezza il trattamento di dati personali, sensibili e giudiziari. Tenendo conto delle osservazioni pervenute nel corso della consultazione pubblica e delle segnalazioni presentate all'Autorità, ferma restando l'applicabilità delle regole di diritto comune in particolare degli articoli 1117 e ss. Cc , il Garante, ai sensi dell'articolo 154, comma 1, lettera c , del Codice, al fine di rendere conformi alle disposizioni vigenti in materia di protezione dei dati personali i trattamenti effettuati nell'ambito dell'amministrazione dei condomini, prescrive ai titolari del trattamento l'adozione delle misure di seguito specificamente indicate. 2. Tipologia di informazioni oggetto di trattamento nell'ambito dell'attività di amministrazione del condominio e principi di pertinenza e non eccedenza Affinché il trattamento di dati personali effettuato nell'ambito dell'attività di amministrazione del condominio si svolga nell'osservanza del principio di liceità previsto all'articolo 11 del Codice , in termini generali, possono formare oggetto di trattamento da parte della compagine condominiale unitariamente considerata -di regola con l'ausilio dell'amministratore di condominio nell'eventuale veste di responsabile del trattamento ai sensi degli articoli 4, comma 1, lettera g , e 29 del Codice - le sole informazioni personali pertinenti e necessarie rispetto allo svolgimento delle attività di gestione ed amministrazione delle parti comuni ed idonee a determinare, secondo le regole del codice civile articoli 1117 ss. Cc , le posizioni di dare ed avere dei singoli partecipanti siano essi proprietari o usufruttuari cfr. articolo 67 disp. att. Cc . 2.1. Le informazioni trattate possono riguardare non solo tutta la compagine condominiale unitariamente considerata ad esempio, i dati relativi a consumi collettivi del condominio , ma possono altresì riferirsi a ciascun partecipante, individualmente considerato, in quanto necessarie ai fini dell'amministrazione comune queste ultime consistono, ad esempio, nei dati anagrafici e negli indirizzi dei partecipanti, elementi la cui reciproca conoscenza può risultare indispensabile per consentire la regolare convocazione dell'assemblea alla luce delle disposizioni contenute nell'articolo 66 disp. att. Cc , nonché per verificare la validità delle deliberazioni dalla stessa adottate ad esempio, ai fini dell'impugnazione ex articolo 1137 Cc . Del pari, possono formare oggetto di trattamento anche le quote millesimali attribuite a ciascuno dei condomini e i dati personali necessari a commisurarle o, comunque, rilevanti per la determinazione di oneri nell'ambito condominiale articolo 68 disp. att. Cc e articolo 1123 Cc dalle quote millesimali è dato altresì ricavare il quorum per la regolare costituzione dell'assemblea quorum costitutivo e per la validità delle deliberazioni adottate quorum deliberativo , secondo quanto disposto dall'articolo 1136 Cc. Le informazioni personali appena menzionate, riferibili a ciascun partecipante, possono essere trattate per la finalità di gestione ed amministrazione del condominio, a seconda dei casi, ai sensi dell'articolo 24, comma 1, lettera a , b o c del Codice. 2.2. Anche per esercitare i controlli in ordine all'esattezza dell'importo dovuto a titolo di contributo per la manutenzione delle parti comuni e per l'esercizio dei servizi comuni, ciascun partecipante può essere informato in ordine all'ammontare della somma dovuta dagli altri in ragione delle regole sul mandato, che per costante giurisprudenza trovano applicazione per regolare il rapporto tra i partecipanti e l'amministratore, questi informa i singoli partecipanti degli eventuali inadempimenti, sia nelle usuali forme del rendiconto annuale articolo 1130 Cc , come pure, in ogni tempo, a seguito dell'esercizio del potere di vigilanza e controllo spettante a ciascun partecipante al condominio sull'attività di gestione delle cose, dei servizi e degli impianti comuni cfr. Cassazione 8460/98 15159/01 v. altresì, Provv. Garante 16 luglio 2003 . Tali informazioni potranno essere trattate dai partecipanti, perseguendo gli stessi nell'esercizio della facoltà menzionata un legittimo interesse non sopravanzato da quello degli interessati cui si riferiscono i dati, ai sensi dell'articolo 24, comma 1, lettera g , del Codice. Ricorrendone i presupposti, i dati sopra citati possono altresì essere trattati in base all'articolo 24, comma 1, lettera f , del Codice. 2.3. Solo in presenza del consenso dell'interessato salva l'eventuale pubblicità già attribuita a tali informazioni grazie alla loro indicazione in elenchi pubblici , invece, possono essere trattate, in quanto non eccedenti rispetto alla finalità di amministrazione della cosa comune, le informazioni relative alle utenze telefoniche intestate ai singoli partecipanti il loro utilizzo, infatti, può agevolare, specie in relazione a casi particolari di necessità ed urgenza ad esempio al fine di prevenire o limitare eventuali danni a parti individuali o comuni dell'immobile , i contatti tra i partecipanti come pure lo svolgimento delle incombenze rimesse all'amministratore del condominio cfr. Provv. 19 maggio 2000, in Boll. n. 13/2000, p. 7, doc. web n. 42268 . 2.4. Possono altresì formare oggetto di trattamento nell'ambito delle menzionate finalità di amministrazione del condominio, dati personali di natura sensibile o dati giudiziari, nella misura indispensabile al perseguimento delle medesime finalità. Tale ipotesi può ricorrere, ad esempio, in relazione al trattamento di dati di natura sensibile e giudiziaria del personale alle dipendenze del condominio in ordine al quale, salvo l'obbligo di rendere l'informativa ai sensi dell'articolo 13 del Codice, trovano applicazione lo speciale presupposto di cui all'articolo 26, comma 4, lettera d , del Codice obblighi del datore di lavoro e le autorizzazioni generali del Garante nn. 1 e 7 del 2005 relative al trattamento dei dati sensibili nei rapporti di lavoro e ai dati giudiziari . Ulteriori ipotesi di trattamento di dati sensibili nell'ambito dell'amministrazione condominiale possono comunque configurarsi si pensi al trattamento di dati sanitari effettuato in relazione a danni alle persone, anche diverse dai condomini, e ai trattamenti di dati sanitari di uno o più partecipanti connessi all'adozione di una delibera assembleare avente ad oggetto l'abbattimento delle c.d. barriere architettoniche . 3. Comunicazione e diffusione di dati relativi ai partecipanti 3.1. Salva la presenza di una causa giustificatrice quale il consenso dell'interessato o uno degli altri presupposti previsti all'articolo 24 del Codice , è illecita la comunicazione a terzi di dati personali riferiti ai partecipanti ciò potrebbe avvenire, ad esempio, mettendo a disposizione di terzi dati personali riportati nei prospetti contabili o dei verbali assembleari o, ancora, consentendo la presenza in assemblea -il cui svolgimento è suscettibile di videoregistrazione in presenza del consenso informato dei partecipantidi soggetti non legittimati a parteciparvi. Possono comunque partecipare all'assemblea soggetti terzi ad esempio, tecnici o consulenti per trattare i punti all'ordine del giorno per i quali i partecipanti ne ritengano necessaria la presenza cfr. Provv. 19 maggio 2000, cit. con l'assenso dei partecipanti o sussistendo le condizioni previste da specifiche disposizioni normative quale ad esempio l'articolo 10 della legge 392/78 sulla disciplina delle locazioni di immobili urbani potrà partecipare all'assemblea il conduttore di un immobile del condominio. 3.2. Integra un trattamento illecito anche in violazione del principio di proporzionalità la diffusione di dati personali effettuata mediante l'affissione di avvisi di mora o, comunque, di sollecitazioni di pagamento in spazi condominali accessibili al pubblico, potendo tali informazioni venire a conoscenza di una serie indeterminata di soggetti, nell'intervallo di tempo in cui l'avviso risulta visibile. L'esposizione di dette informazioni in tali luoghi può contenere solo avvisi di carattere generale utili ad una più efficace comunicazione di eventi di interesse comune ad esempio, inerenti allo svolgimento dell'assemblea condominiale o relative a comunicazioni urgenti si pensi ad anomalie nel funzionamento degli impianti , rimettendo a forme di comunicazione individualizzata, o alla discussione in assemblea, la trattazione di affari che importi il trattamento di dati personali riferiti a condomini individuati specificatamente Provv. 12 dicembre 2001, in Boll. n. 23/2001, p. 7, doc. web n. 1082529 . 3.3. Per prevenire illecite comunicazioni e diffusioni di dati personali devono essere adottate, se del caso anche a cura dell'amministratore del condominio, idonee misure di sicurezza di cui agli articoli 31 ss. del Codice. 4. Diritto d'accesso e informazioni relative alla complessiva gestione condominiale da parte dei partecipanti 4.1. Ove si intenda esercitare il diritto d'accesso e gli altri diritti previsti dall'articolo 7 del Codice, avvalendosi eventualmente della particolare modalità di tutela prevista dagli articoli 145 del Codice in relazione ai dati riferibili direttamente all'intera compagine condominiale si pensi alle informazioni connesse ai contratti stipulati nell'interesse del condominio, quali ad esempio quelli relativi alla fornitura di beni e alla somministrazione di servizi, o in ordine ai dati sul consumo e sugli importi di utenze complessivamente intestate al condominio cfr. Provv. 13 dicembre 2004 , tale facoltà compete al rappresentante della compagine condominiale, di regola l'amministratore. 4.2. Come detto al punto 2, resta impregiudicata la circolazione tra i partecipanti, in conformità alla disciplina civilistica ed in particolare grazie alle regole che, rispetto all'attività gestoria dell'amministratore, presiedono all'esatta esecuzione del suo incarico secondo le attribuzioni contenute nell'articolo 1130 Cc, con particolare riguardo all'obbligo di rendiconto delle informazioni direttamente riferibili direttamente alla gestione condominiale e concernenti tutti i partecipanti complessivamente considerati , come pure la loro eventuale conoscibilità, sussistendone i presupposti, in base ad altre norme presenti nell'ordinamento. 5. Diritto d'accesso e informazioni personali riferite ai partecipanti Rispetto alle informazioni personali relative al singolo partecipante, anche se oggetto di trattamento per finalità di gestione della cosa comune, resta salvo il diritto del medesimo di accedere ai dati che lo riguardano nelle forme previste dagli articoli 7 e ss. del Codice. Tale diritto può essere esercitato nei confronti del condominio inteso come la collettività dei partecipanti , anche presentando la relativa istanza all'amministratore. Il diritto d'accesso e i restanti diritti individuati dal menzionato articolo 7 non è riconosciuto al partecipante in ordine ai dati personali riferibili agli altri condomini singolarmente intesi o all'intera compagine condominiale la cui conoscibilità è assicurata nei limiti e con le modalità sopra indicate al punto 2 del presente provvedimento . 6. Ambiti esclusi Sono estranei all'ambito di applicazione della disciplina di protezione dei dati comportamenti e forme di comunicazione, riconducibili all'alveo delle relazioni di vicinato, posti in essere per finalità esclusivamente personali articolo 5, comma 3, del Codice . Resta salva la facoltà degli interessati di ricorrere all'autorità giudiziaria ordinaria per i profili di rispettiva competenza, in particolare per conseguire il risarcimento del danno eventualmente subito articolo 15 del Codice o allorché i comportamenti siano suscettibili di integrare fattispecie di reato quali, ad esempio, l'interferenza illecita nella vita privata, di cui all'articolo 615bis Cp . TUTTO CIÒ PREMESSO, IL GARANTE prescrive, ai sensi dell'articolo 154, comma 1, lettera c , del Codice, ai soggetti titolari di un trattamento di dati personali nell'ambito dell'attività di amministrazione dei condomini di adottare, nei termini di cui in motivazione, le misure necessarie indicate nel presente provvedimento al fine di rendere il trattamento conforme alle disposizioni vigenti, avuto particolare riguardo all'individuazione dei dati pertinenti e non eccedenti, nell'amministrazione condominiale, alle condizioni individuate al punto 2, e consistenti nei dati personali, ivi compresi i dati sensibili e giudiziari, necessari all'attività di gestione ed amministrazione delle parti comuni ed idonee a determinare le posizioni di dare ed avere dei singoli partecipanti, con particolare riguardo a dati anagrafici e indirizzi dei partecipanti quote millesimali attribuite a ciascuno dei condomini e dati personali necessari a commisurarle dati personali relativi agli inadempimenti dei singoli condomini dati relativi al numero di utenza telefonica del singolo partecipante alle modalità di comunicazione dei dati personali dei partecipanti, come indicate al punto 3, con particolare riguardo alla comunicazione dei dati riportati nei prospetti contabili o nei verbali assembleari o, ammettendo in assemblea soggetti non legittimati a parteciparvi diffusione di dati personali effettuata mediante l'affissione di avvisi di mora o, comunque, di sollecitazioni di pagamento in spazi condominali accessibili al pubblico individua, ai sensi dell'articolo 24, comma 1, lettera g , del Codice, nei termini di cui in motivazione al punto 2.2., i casi nei quali il trattamento dei dati personali nell'ambito dell'amministrazione di condomini può essere effettuato presso i condomini nei limiti e alle condizioni ivi indicate, al fine di perseguire i menzionati legittimi interessi e senza richiedere il consenso degli interessati dispone infine che il presente provvedimento sia pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.