Il diritto di accesso ai documenti deve essere sempre garantito, anche se l’istante muta le tipologie di ostensione originariamente aveva chiesto ed ottenuto copia conforme di alcuni atti, ma accortosi del costo elevato, aveva presentato una nuova istanza per acquisirli in copia semplice . Condannata l’amministrazione che gli aveva negato il loro esame in questa modalità.
È questa la massima ricavabile dalla sentenza del Tar Lazio, sez. III, n. 5738 del 6 giugno 2013. Il caso. Un impiegato chiedeva l’annullamento del provvedimento del 23/1/13 con cui l’Ufficio Extra Dipartimentale Polizia Provinciale di Roma, Dipartimento nel cui ambito opera il dipendente ha sostanzialmente negato l’accesso agli atti richiesto dall’interessato il 6.11.2012 con modalità ostensiva diversa da quella originariamente richiesta . Infatti con istanza del 9/5/12 chiedeva di avere alcuni documenti in copia conforme e non anche in copia semplice come riportato in epigrafe nella sentenza per tutelare la propria posizione in merito alla mancata assegnazione dell’incarico di posizione organizzativa , ossia posizione apicale del livello funzionari connotata da responsabilità e maggior retribuzione . Una volta pronti, però, non li ritirava visti i costi per la loro riproduzione visura, bolli etc e, anzi, promuoveva una nuova richiesta per ottenerli in copia semplice, data l’inutilità della conformità. La Provincia ha rifiutato questo nuovo accesso e, perciò, ricorreva al Tar chiedendo anche un indennizzo che non gli è stato concesso. Il G.A. ha accolto parzialmente le sue richieste ed ha dato un termine di 30 giorni all’ente per ottemperare a questo diritto. È possibile mutare la tipologia di accesso agli atti? Sì, perché, come rileva il G.A., rientra tra le forme in cui si esplica la tutela della posizione giuridicamente rilevante dell’interessato artt. 1, L. 15/05, 22 e 25, L. 241/90 . È un diritto accessorio, strumentale a quello di accesso, che consente in ogni momento di rinunciare ad una modalità ostensiva originariamente richiesta, per ottenere l’estrazione di atti con modalità diversa. In altre parole, il ricorrente poteva senz’altro rinunciare al ritiro degli atti in copia conforme e chiedere i medesimi atti in copia semplice . Ergo la sua richiesta era legittima e lecita e la PA non poteva rifiutarla, soprattutto dopo che aveva accolto la prima istanza. Chi sostiene i costi delle copie conformi e della riproduzione degli atti non ritirati? Nessuno, tanto meno il richiedente, poiché non c’è alcuna obbligazione tributaria. Infatti l’atto è soggetto all’imposta sin dall’origine Allegato A - Tariffa - Parte Ia del D.P.R. n. 642/1972 artt. 1 21 solo se il rilascio avviene in copia conforme intesa quale riproduzione, parziale o totale, di atti, documenti e registri dichiarata conforme all’originale da colui che l’ha rilasciata art. 5, comma 1, lett. b , D.P.R. n. 642/1972 . Ma, in caso in cui l’atto sia rilasciato in copia semplice non sussiste il presupposto per l’applicazione del tributo . Come detto rientra nella autodeterminazione dell’interessato chiedere una modalità di consultazione piuttosto che un’altra ed è libero di modificarla anche una volta ottenuti dalla PA l’autorizzazione ed i documenti richiesti. Niente indennizzo . Non ha diritto al risarcimento danni perché non l’ha provato nei suoi elementi essenziali. Spese di lite compensate.
TAR Lazio, sez. III, sentenza 5 - 6 giugno 2013, n. 5738 Presidente Bianchi - Estensore Vivarelli Fatto Con ricorso notificato in data 15 marzo 2013 e depositato il successivo 25 marzo, il dipendente Sig. Roberto Pizzari ha chiesto l’annullamento della nota prot. n. 10614/13 del 23.01.2013 con cui l’Ufficio Extra Dipartimentale Polizia Provinciale di Roma, Dipartimento nel cui ambito opera il dipendente ha sostanzialmente negato l’accesso agli atti richiesto dall’interessato il 6.11.2012 con modalità ostensiva diversa da quella originariamente richiesta. In sintesi, il fatto può essere riassunto nei seguenti termini. Il ricorrente, con nota pervenuta del 9 maggio 2012, presentava richiesta di accesso alla documentazione amministrativa - motivata dalla necessità di tutela della propria posizione in merito alla mancata assegnazione dell’incarico di posizione organizzativa , ossia posizione apicale del livello funzionari connotata da responsabilità e maggior retribuzione - documenti richiesti, però, tutti in copia conforme all’originale. Il Direttore dell’Unità Extradipartimentale Polizia Provinciale accoglieva la richiesta e, preparata la documentazione, in data 12 giugno 2012, comunicava che la medesima era a disposizione per il ritiro. Si comunicava altresì che - ai sensi dell’art. 9 comma 5 del Regolamento per il diritto all’accesso ai documenti amministrativi ed alle informazioni della Provincia di Roma, come meglio specificato anche nelle Istruzioni per l’accesso, parti integranti del regolamento - sarebbero stati a carico del richiedente i costi relativi alla ricerca, visura, riproduzione nonché quelli per il bollo di dichiarazione di conformità, nonchè la documentazione poteva essere ritirata dal 18 giugno al 22 giugno. Il sig. Pizzari non si recava a ritirare la documentazione, in quanto, accortosi dell’inutilità e del costo delle copie conformi richieste, modificava l’istanza di accesso chiedendo una modalità ostensiva diversa, ossia l’estrazione di copie in carta semplice istanze del 19 luglio 2012, del 7 novembre 2012, diffida ad adempiere del 13 settembre 2012 . Su ricorso dell’interessato, il Difensore Civico, con nota in data 18 gennaio 2013, chiedeva al Direttore di riesaminare la richiesta di accesso agli atti del 7 novembre ritenendola fondata nel merito. Con l’atto impugnato il Direttore del Servizio, nell’ambito dei poteri di riesame, negava l’accesso con diversa modalità ostensiva, ossia in carta semplice in luogo di copia conforme, ritenendo che l’Amministrazione avesse perfezionato e concluso il procedimento sulla base della richiesta del 10 maggio già in data 12 giugno 2012. Nell’udienza camerale odierna il ricorso è trattenuto in decisione. Diritto Con un unico motivo di ricorso che si sviluppa con singoli argomenti di censura, il ricorrente lamenta la violazione degli artt. 25 e 22 comma 1 lettera a L. 241/1990, nonché dell’art. 1 L. n. 15/2005. Il ricorso è fondato. Infatti, deve ritenersi ammissibile che l’interessato, titolare di una posizione giuridicamente rilevante la cui tutela si esplica attraverso il diritto di accesso ad essa strumentale, possa rinunciare ad una modalità ostensiva originariamente richiesta, per ottenere l’estrazione di atti con modalità diversa. In altre parole, il ricorrente poteva senz’altro rinunciare al ritiro degli atti in copia conforme e chiedere i medesimi atti in copia semplice. Infatti, non si fa questione di obbligazione tributaria, posto che gli atti oggetto di accesso dovranno essere consegnati in copia semplice. Diverso sarebbe stato il caso di atti rilasciati in copia conforme senza la corresponsione del tributo sotto forma di marca da bollo. In altre parole, l’atto è soggetto all’imposta sin dall’origine Allegato A - Tariffa - Parte Ia del D.P.R. numero /1972 artt. 1 21 solo se il rilascio avviene in copia conforme intesa quale riproduzione, parziale o totale, di atti, documenti e registri dichiarata conforme all’originale da colui che l’ha rilasciata art. 5, comma 1, lett. b , D.P.R. n. 642/1972 . Ma, in caso in cui l’atto sia rilasciato in copia semplice non sussiste il presupposto per l’applicazione del tributo. La scelta tra il rilascio di atto in forma semplice o in copia conforme è rimessa all’istante in relazione all’uso che intende fare del documento e, quindi, il medesimo ben poteva, prima del ritiro cambiare idea. Conseguentemente, annullato l’atto di diniego impugnato, si ordina all’amministrazione di rilasciare copia in forma semplice degli atti richiesti dal ricorrente nel termine di 30 giorni dalla comunicazione o notificazione della presente sentenza. Va per contro respinta l’istanza risarcitoria in quanto non provata nei suoi elementi essenziali. Sussistono motivi per disporre la compensazione delle spese di lite. P.Q.M. Il Tribunale Amministrativo Regionale per il Lazio Sezione Terza definitivamente pronunciando sul ricorso, come in epigrafe proposto, lo accoglie nei limiti e nei termini di cui in motivazione e, per l’effetto annulla il provvedimento impugnato e ordina all’amministrazione di provvedere al rilascio di copia in forma semplice dei documenti richiesti nel termine di 30 giorni dalla comunicazione o notificazione della presente sentenza. Respinge la domanda risarcitoria. Spese compensate. Ordina che la presente sentenza sia eseguita dall'autorità amministrativa.