Il casellario giudiziale europeo: lo scambio dei dati nell'Unione

di Nadia Plastina e Gabriele Iuzzolino

di Nadia Plastina e Gabriele Iuzzolino 1. LE RECENTI INIZIATIVE DELL'UNIONE EUROPEA NEL SETTORE DEI REGISTRI PENALI Il 21 novembre 2005, il Consiglio dell'Unione europea ha adottato una nuova decisione, relativa allo scambio dei dati contenuti nei casellari giudiziali degli Stati membri. Il testo della decisione, che entra in vigore il giorno della sua pubblicazione sulla Gazzetta ufficiale dell'Unione europea, può essere consultato, in lingua italiana, alla pagina web http //register.consilium.eu.int/pdf/it/05/st07/st07385.it05.pdf. Si tratta di una iniziativa destinata a semplificare lo scambio delle informazioni relative alle condanne penali e alle pene accessorie registrate nei casellari giudiziali nazionali degli Stati membri. La decisione del Consiglio fa seguito alla pubblicazione, il 25 gennaio 2005, del Libro Bianco della Commissione europea relativo allo scambio di informazioni sulle condanne penali e sui loro effetti nell'Unione europea anche questo testo può essere consultato alla pag. web http //europa.eu.int/eur-lex/lex/LexUriServ/site/it/com/2005/com2005_0010it01.pdf . Il Libro Bianco - redatto in base alle informazioni fornite alla Commissione dai venticinque Stati Membri, attraverso una procedura scritta avviata nell'aprile 2004 - contiene una ricognizione completa dei meccanismi esistenti, dello stato attuale delle informazioni sulle condanne dei cittadini e dei residenti sul territorio della UE, della possibilità di accedere a queste informazioni e di tenerne conto. Accanto ai dati relativi all'organizzazione e al funzionamento dei casellari o registri nazionali delle condanne, il Libro Bianco contiene il programma dei lavori per gli anni a venire in questo particolare settore. Infine, la Commissione ha preannunciato una proposta per la creazione di un registro europeo delle condanne, un vero e proprio sistema informatico europeo che consentirà l'accesso ai dati dei casellari nazionali da parte delle autorità giudiziarie degli Stati membri. Queste iniziative ricadono nell'ambito del cd. terzo pilastro della Unione europea la realizzazione di un'area di libertà, sicurezza e giustizia presuppone infatti una efficace circolazione, tra le autorità degli Stati membri, delle informazioni relative alle condanne e alle interdizioni riportate dai cittadini dell'Unione e dalle persone che risiedono negli Stati membri. La loro base giuridica è quindi rappresentata dal Titolo VI del Trattato sull'Unione europea e, in particolare, dagli articoli 31 e 34, par. 2, lett. c , relativi alla azione comune nel settore della cooperazione giudiziaria penale. 2. IL REGIME ATTUALE DI SCAMBIO DEI DATI E INFORMAZIONI DEI CASELLARI GIUDIZIALI DEGLI STATI MEMBRI Attualmente, gli scambi di informazioni sulle iscrizioni contenute nei casellari giudiziali degli Stati membri sono ancora regolati dalla convenzione europea di assistenza giudiziaria penale del 20 aprile 1959, che prevede due diversi meccanismi, uno automatico e l'altro su richiesta . Secondo l'articolo 22 della convenzione Scambio di notizie di condanna , i ministri della giustizia degli Stati parte comunicano periodicamente, almeno una volta all'anno, le iscrizioni nel casellario nazionale delle sentenze penali e delle altre misure adottate nei confronti di uno straniero, allo Stato di cittadinanza di quest'ultimo. Inoltre, secondo l'articolo 13 Casellario giudiziale , gli Stati sono tenuti a comunicare gli estratti del casellario giudiziale all'autorità giudiziaria straniera che ne abbia fatto richiesta, nell'ambito di un affare penale o al di fuori di tale ambito par. 2 . In quest'ultimo caso, però, lo Stato richiesto è tenuto a dar seguito alla domanda solo se é conforme alle proprie leggi, regolamenti e consuetudini si pensi alle richieste provenienti da autorità, amministrative ovvero da autorità giudiziarie non competenti in materia penale o anche direttamente dall'interessato. Per quanto riguarda l'Italia, nella prassi, le richieste avanzate da autorità straniere al nostro Paese ai sensi dell'articolo 13 della convenzione, formulate su moduli prestampati o anche in forma libera, vengono trasmesse all'Ufficio del Casellario Centrale istituito presso la Direzione Generale della Giustizia Penale Ministero della Giustizia ma questo Ufficio, pur disponendo dell'accesso diretto al sistema di archivio informatico che raccoglie i dati relativi alle condanne nazionali provenienti dai singoli casellari locali, non ha tuttavia competenze in materia di certificazione e, dunque, trasmette la richiesta al Casellario di Roma per la sua evasione. Peraltro, il nostro Paese è normalmente in grado di rilasciare le informazioni richieste dalle autorità straniere giudiziarie o amministrative in tempi assai celeri, anche con mezzi telematici. Da una rilevazione relativa al triennio 2000-2002, è risultato che la media annua delle richieste di certificati del casellario giudiziale pervenute dall'estero è stata di 1450. Negli anni successivi, il numero si é ulteriormente incrementato 1572 richieste nel 2003 1724 nel 2004 , a significare la crescita costante dell'interesse degli Stati membri alla circolazione delle informazioni tratte dai data base nazionali . Si deve inoltre tener conto del fatto che, in sede di ratifica della convenzione europea di assistenza giudiziaria alcuni Stati parte hanno depositato delle riserve che limitano gli obblighi derivanti dagli articoli 13 e 22, specialmente per quanto riguarda al rilascio di estratti e informazioni sulle condanne relativi a propri cittadini. Così, la Spagna si è riservata il diritto di non informare le altre Parti delle iscrizioni effettuate nei registri penali a carico di cittadini spagnoli la Svezia non rilascia indicazioni relative a misure intervenute dopo la condanna l'Ungheria si è avvalsa della facoltà di non informare automaticamente gli altri Stati delle condanne penali e delle altre misure previste nell'articolo 22 della convenzione l'Irlanda comunica le condanne e gli altri provvedimenti iscritti nel proprio casellario nazionale, in base all'articolo 22, nei limiti del proprio sistema di registrazione. Dichiarazioni analoghe sono state formulate dal Lussemburgo, dai Paesi Bassi , dalla Polonia L'Italia non si è avvalsa di tali facoltà. 3. LA DECISIONE DEL CONSIGLIO DEL 21 NOVEMBRE 2005 RELATIVA ALLO SCAMBIO DEI DATI DEI CASELLARI NAZIONALI DEGLI STATI MEMBRI La nuova decisione del Consiglio relativa allo scambio dei dati dei casellari nazionali si basa sulla constatazione che, in questo particolare settore, la cooperazione tra Stati membri appare inadeguata e che è necessario adottare uno strumento per agevolare lo scambio delle informazioni contenute nei registri penali , in attesa che l'Unione europea adotti un vero e proprio indice europeo delle condanne. Il grado di mobilità delle persone all'interno dello spazio europeo - del tutto inimmaginabile all'epoca in cui è entrata in vigore la convenzione europea di assistenza giudiziaria - e la dimensione transnazionale dei moderni fenomeni criminali rappresentano i presupposti per una riforma della esecuzione penale negli Stati membri, di cui la nuova decisione del Consiglio UE vuole essere soltanto il primo passo. L'inadeguatezza del sistema di scambio delle informazioni contenute nei casellari nazionali è apparsa, negli ultimi anni, sempre più evidente, anche in relazione ai progressi registrati in altri settori della cooperazione giudiziaria tra Stati membri, sempre più orientata verso l'abbandono delle forme classiche della estradizione e della rogatoria, in favore di un modello fondato sul mutuo riconoscimento delle decisioni giudiziarie e sulle relazioni dirette tra le autorità giudiziarie statali. Né mancano motivi contingenti, legati alla cronaca giudiziaria. E' accaduto che gli autori di reati sessuali, dopo la condanna, abbiano ottenuto un'occupazione che implicava la sorveglianza di bambini in un altro Stato membro. Nel caso Fourniret , un cittadino francese, dopo esser stato condannato nel 1987 per atti di violenza sessuali su minori dalla Corte d'assise di Essonne Francia , é stato assunto in Belgio presso una mensa scolastica, senza che risultasse la condanna all'estero, commettendo omicidi e violenze sessuali su minori. Questo drammatico caso giudiziario ha definitivamente messo in luce le carenze del meccanismo di scambio delle informazioni relative alle condanne penali tra gli Stati membri. Oggi, vi è piena consapevolezza che la realizzazione di uno spazio comune di sicurezza e giustizia nella Unione europea presuppone interventi specifici sulla materia dei registri penali . Il vertice dei Capi di Stato e di Governo degli Stati membri del 25 marzo 2004, nella dichiarazione sulla lotta al terrorismo approvata dopo gli attentati di Madrid, ha invitato il Consiglio UE ad esaminare la possibilità di creare un vero e proprio registro europeo delle condanne . A sua volta, la Commissione europea - con la comunicazione n. 221 del 29 marzo 2004, relativa alle misure da adottare per la lotta contro il terrorismo e altre forme di criminalità grave - ha ribadito la importanza di un sistema che garantisca l'effettività dello scambio di informazioni relative alle condanne penali riportate negli Stati membri. Come enunciato nel considerando n. 8 della decisione, la nuova disciplina integra gli articoli 22 e 13 della convenzione europea di assistenza giudiziaria del 1959 ed è quindi limitata alla semplificazione dei meccanismi esistenti per la trasmissione delle informazioni relative alle condanne basati sulle convenzioni in vigore. La decisione non persegue quindi l'armonizzazione delle legislazioni statali nella materia dei casellari giudiziali tipologia dei provvedimenti iscritti, modalità di accesso ai dati, etc. né, tantomeno, contiene disposizioni obbligatorie per il riconoscimento reciproco delle iscrizioni nei casellari degli Stati membri ai fini della dichiarazione di recidiva nel reato. Ciò spiega il ricorso allo strumento normativo della decisione, piuttosto che a fonti giuridiche più vincolanti, quali la convenzione o la decisione quadro. Nel settore della cooperazione giudiziaria penale, lo strumento della decisione era già stato prescelto dal Consiglio, in occasione della istituzione di Eurojust Decisione n. 2002/187/GAI del 28 febbraio 2002 mentre molto più numerose sono state le decisioni quadro che hanno applicato i principi della armonizzazione normativa e del mutuo riconoscimento delle decisioni giudiziarie. Dunque, la nuova decisione del Consiglio integra la disciplina vigente, introducendo tre innovazioni. In primo luogo, gli Stati membri designano una autorità centrale competente a richiedere e a rilasciare gli estratti del casellario nazionale. La decisione non obbliga gli Stati a creare nuovi uffici giudiziari, ma soltanto ad individuare un ufficio che abbia una competenza specifica per scambiare, con le corrispondenti autorità centrali estere, le informazioni contenute nel casellario. Ben può trattarsi delle autorità centrali già competenti nell'ambito della assistenza giudiziaria generalmente intesa, per esempio i ministri della giustizia, purché abbiano, in base alle disposizioni del diritto interno, la capacità di scambiare con gli altri Stati le informazioni del casellario giudiziario. In Italia, questa struttura corrisponde al casellario centrale costituito presso la Direzione Generale della Giustizia Penale del Ministero della giustizia. In altri Stati membri, invece, non esiste una sola autorità centrale per esempio, nel Regno Unito sono costituiti tre registri penali centrali che operano in Inghilterra, Scozia e Irlanda. In ogni caso, le informazioni contenute nel casellario di un altro Stato membro non possano essere richieste direttamente da un'autorità giudiziaria, ma soltanto attraverso le autorità centrali competenti designate dagli Stati membri. In secondo luogo, uno Stato potrà richiedere gli estratti del casellario giudiziale di un altro Stato membro anche di propria iniziativa, ai fini di un procedimento penale o per altri scopi. Lo scambio delle tra le autorità centrali competenti dovrà avvenire entro termini vincolanti. In generale, l'autorità richiesta è tenuta a rispondere alla richiesta entro dieci giorni lavorativi articolo 3, par. 2, della decisione ma, nei casi definiti urgenti dall'autorità richiedente, il termine è di cinque giorni e può essere ulteriormente ridotto a 48 ore, quando l'informazione si renda necessaria a seguito dell'arresto della persona in numerosi Stati membri, infatti, il termine per la convalida dell'arresto è di 48 ore . In terzo luogo, per semplificare lo scambio delle informazioni, è previsto che le autorità centrali utilizzino due modelli standard, allegati alla decisione del Consiglio, formati da una serie di campi e voci predeterminati. Il primo modello Richiesta d'informazioni estratte dal casellario giudiziario è utilizzato dalla autorità centrale dello Stato richiedente e contiene, tra l'altro, i dati per la esatta identificazione della persona oggetto della richiesta, lo scopo della richiesta e l'uso che lo Stato richiedente intende fare delle informazioni ottenute. Il secondo Risposta alla richiesta è invece riservato alla autorità centrale richiesta e contiene un estratto delle condanne iscritte nel casellario. Questo formulario contiene un campo con il quale l'autorità centrale può rifiutare le informazioni se richieste per esigenze diverse da quelle del procedimento penale, ove ciò non sia conforme alle leggi, ai regolamenti o alle prassi in vigore nello Stato richiesto. Attraverso l'impiego dei formulari si intende agevolare sia l'autorità richiesta, sia l'autorità richiedente. Il Consiglio UE metterà a disposizione, sul proprio sito web, i formulari tradotti nelle venti lingue ufficiali dell'Unione quindi, l'autorità centrale richiesta di fornire l'estratto del casellario nazionale potrà riempire il modulo nella propria versione linguistica, senza dover provvedere alla sua traduzione. A sua volta, l'autorità richiedente potrà immediatamente ricavare dal formulario ricevuto le informazioni essenziali e decidere, eventualmente, di provvedere alla traduzione dell'estratto del casellario straniero. La decisione del Consiglio prevede articolo 3.1 che la richiesta dell'estratto del casellario possa avvenire anche su istanza di un privato interessato. Ciò in quanto, in molti Stati membri, il datore di lavoro richiede il certificato del casellario ai fini dell'assunzione, ma non può acquisirlo direttamente. In questi casi, soltanto il privato può farne richiesta. La proposta di decisione prevedeva originariamente che la richiesta potesse essere indirizzata soltanto allo Stato di origine o di stabile residenza della persona. Il testo adottato ha invece esteso la previsione anche ai casi in cui la persona interessata è stata cittadino o residente dello Stato richiedente o di quello richiesto, ma non lo sia più al momento della richiesta. Infine, la decisione non contiene disposizioni sull'utilizzabilità degli estratti del casellario straniero nello Stato richiedente. Come nella convenzione del 1959, è previsto che l'estratto può essere richiesto nell'ambito di un procedimento penale, pendente nello Stato richiedente o per altri scopi, anche se in questo caso lo Stato richiesto può rifiutare di trasmettere le informazioni. 4. IL PROGETTO DI UN SISTEMA EUROPEO INFORMATIZZATO DELLE CONDANNE PENALI. IL LIBRO BIANCO DELLA COMMISSIONE EUROPEA IN MATERIA DI CONDANNE PENALI E SUI LORO EFFETTI NEGLI STATI MEMBRI. Il progetto di un sistema europeo informatizzato per lo scambio, tra gli Stati membri, dei dati sulle condanne penali adottate in ciascuno di essi involge problemi pratici, ma soprattutto teorici, di grande interesse. Lo strumento ha due finalità facilitare l'accesso ai dati relativi alle condanne penali, che, come detto, ancora ricade nell'ambito della assistenza giudiziaria tradizionalmente intesa convenzione europea e vari strumenti bilaterali vigenti e rendere possibile la loro utilizzazione ai fini della giustizia domestica. La prima finalità é rivolta a migliorare forme e tempi dello scambio di informazioni, con il dispiego di uno sforzo essenzialmente tecnico la seconda, assai più ambiziosa, presuppone un significativo passo in avanti del processo di armonizzazione dei sistemi penali, per ciò che riguarda le conseguenze delle condanne riportate negli Stati membri. Come dire lo sforzo per migliorare la circolazione dei dati sulle condanne è tanto più giustificato in quanto degli stessi sarà possibile farne ampio uso. Per quanto concerne il primo obiettivo, la facilitazione degli scambi bilaterali poteva essere realizzata, in astratto, consentendo la consultazione diretta dei casellari giudiziari degli Stati membri a ciascuna autorità competente. Ciò implicava sia la realizzazione di procedure di accesso dall'esterno, sia la messa in rete dei dossiers relativi ai casellari nazionali. Questa soluzione avrebbe comportato la necessità di superare complessi problemi tecnici, poiché gli Stati membri adottano data base differenti, nonché problemi giuridici relativi alla tutela della riservatezza. Inoltre, l'istituzione di un vero e proprio casellario giudiziario europeo, frutto di una duplicazione di tutti i data base nazionali in un archivio raccoglitore europeo, avrebbe richiesto un impegno, anche economico, assai rilevante, sia per la sua creazione, sia per la successiva gestione operativa si pensi ai continui, necessari aggiornamenti della banca dati . La soluzione proposta dalla Commissione presenta, invece, il pregio di essere realizzabile nell'immediato futuro, con costi contenuti e limitati interventi tecnici, e di non richiedere modifiche delle convenzioni vigenti o delle normative nazionali. Si tratta, in sostanza, di realizzare un indice nominativo europeo dei soggetti condannati negli Stati membri, ferma restando la gestione a livello nazionale dei dati più ampi contenuti negli archivi nazionali. In questo sistema, ciascuno Stato rimane proprietario owner o maitre del proprio casellario giudiziale. Il registro europeo, alimentato e aggiornato dai casellari nazionali, conterrebbe un minimo di dati di identificazione nominativo, luogo e data di nascita della persona condannata, indicazione dell'esistenza di condanne e Stato membro che le ha pronunciate. Solo lo Stato che ha emesso la condanna può alimentare il registro europeo, che dovrà prevedere una specifica notifica allo Stato di cittadinanza del condannato, così da tenere gli Stati membri costantemente informati delle condanne riportate dai propri cittadini in un altro Stato dell'Unione mentre nel sistema in vigore ciò avviene attraverso l'assistenza giudiziaria tradizionale, sulla base della convenzione europea del 1959 o di altri accordi tra Stati . Ovviamente, spetterà allo Stato di nazionalità del condannato richiedere, allo Stato della condanna, le ulteriori informazioni di interesse. La consultazione dell'indice si svolgerebbe nei seguenti termini la richiesta preliminare dell'autorità che desidera conoscere se una persona ha precedenti penali andrebbe indirizzata all'Unità europea centrale del casellario giudiziale, che è custode dell'indice, sulla base del solo nominativo. Il sistema risponderebbe con un semplice hit identificando in quale Paese il soggetto ha riportato condanne ovvio che l'effettiva operatività dell'indice è legata alla puntuale trasmissione dei dati relativi alle condanne da parte dei gestori dei data base dei casellari nazionali . In tal modo, si avrebbe il vantaggio di poter avviare, subito dopo, una richiesta di informazioni più dettagliate, ovvero di estratti del casellario, allo Stato preliminarmente individuato. Tecnicamente, sarebbe possibile che la richiesta in questione sia automaticamente prodotta appena è identificato il segnale positivo hit . Questa collaborazione sarà realizzata creando, all'interno di ogni autorità nazionale responsabile degli scambi dei dati del casellario, una unità dell'archivio criminale europeo CREU , dipendente dal gestore degli stessi dati a livello nazionale. Gli scambi tra CREU dovrebbero riguardare documenti in formato elettronico scannerizzati . In una prima fase, peraltro, è previsto che le informazioni siano trasmesse, come avviene attualmente, nel formato proprio di chi le fornisce nel quadro della mutua assistenza. Non appena sarà stabilito un formato europeo, accettato da tutti gli Stati Membri, il CREU del Paese richiesto adopererà delle forme strutturate ad esempio codici numerici, per superare i problemi di traduzione , che consentiranno al CREU dello Stato richiedente di ottenere informazioni immediatamente comprensibili e utilizzabili. Tutte le problematiche poste dalle soluzioni alternative in astratto ipotizzabili - modifica delle regole di accesso e del regime legale interno degli archivi nazionali, protezione dei dati personali, investimento tecnologico - risulterebbero superate da questo meccanismo, che garantirebbe efficienza, rapidità e comprensibilità nella acquisizione, sia dei dati preliminari, che di quelli completi, con il minimo impegno economico ed indubbi vantaggi sotto il profilo legale. In particolare, si evidenzia a la affidabilità della identificazione della persona iscritta nel registro delle condanne tanto per i cittadini UE quanto per i cittadini di Stati terzi b la velocità e sicurezza dello scambio di informazioni, in quanto sin dalla prima fase sarà possibile ottenere in breve tempo il dato relativo alle condanne riportate negli Stati dell'Unione dal soggetto di interesse c la comprensibilità e facilità di utilizzo delle informazioni acquisite, specialmente con la introduzione di formati standard, che escludono la necessità per gli utilizzatori finali di tradurre i documenti d la semplicità e effettività del sistema, che evita, da un verso, di interrogare ad ogni richiesta tutti i data base nazionali ad essere interrogato è il solo sistema centrale europeo e, per un altro, limita gli scambi ai soli Stati membri che hanno effettivamente la disponibilità delle informazioni e la protezione dei dati personali, poiché il controllo e la gestione delle informazioni rimane a carico dei titolari dei casellari nazionali, che cureranno l'inserimento dei dati nell'indice centrale. Le richieste all'indice potranno, poi, provenire solo dalle autorità nazionali a ciò abilitate, dopo la verifica che il richiedente può avere accesso alle informazioni. D'altra parte, l'autorità nazionale trasmetterà le informazioni al richiedente nel rispetto della propria legge nazionale e con gli stessi limiti f il limitato impatto sulle legislazioni interne, in quanto la prima fase del progetto non ha ricadute sulle competenze esistenti e non richiede alcun meccanismo per essere implementato a livello nazionale. Alla definizione, poi, di un formato standard europeo per i documenti, verosimilmente più complicata anche sotto il profilo giuridico, sarà destinata la seconda fase del progetto g la limitatezza degli investimenti necessari, dal momento che la riconversione di strutture già esistenti per lo scambio di informazioni dovrebbe contenere fortemente i costi di realizzazione. Sarà sufficiente per ogni Stato Membro attivare la connessione al database centrale la rete necessaria già esiste ed assicurare, soprattutto, che quest'ultimo sia regolarmente e tempestivamente aggiornato, in accordo con la legge nazionale. Dal punto di vista tecnico operativo, va segnalato infine come la base di lavoro potrà essere utilmente rappresentata dal sistema informatico sperimentato per gestire i visti di ingresso nei Paesi Schengen, con la introduzione di moduli standardizzati per la ricerca e per il rilascio dell'informazione. Passando al problema dell'utilizzo dei dati - ovvero la seconda finalità del progetto a che scopo creare un sistema integrato se poi le informazioni in esso contenute non hanno diretta incidenza nella giustizia dei Paesi membri? - va evidenziato che vi è una divisione tra chi ritiene di poter arrivare a un pieno utilizzo degli stessi sulla base del riconoscimento reciproco delle condanne nell'ambito dei Paesi UE e chi ritiene, invece, non realistico un simile obiettivo. Un dato è certo le normative nazionali sugli effetti penali delle condanne sono profondamente diverse e ciò rende difficoltosa ogni iniziativa rivolta ad armonizzare o ravvicinare gli effetti delle condanne e delle pene accessorie sul territorio dell'Unione europea. Ma questo obiettivo - come quello più realistico dell'indice europeo delle condanne - rientra nel programma di Le Hague, adottato nel novembre 2004 e che costituisce il fondamento delle misure cd. di seconda generazione da perseguire nell'area di libertà, sicurezza e giustizia nel periodo 2005-2010. Di esso si tornerà presto a parlare

Consiglio dell'unione europea Decisione sullo scambio di informazioni estratte dal casellario giudiziario Bruxelles 3 maggio 2005 1. A norma dell'articolo 29 del trattato sull'Unione europea, l'Unione europea si è prefissa l'obiettivo di fornire ai cittadini un elevato livello di sicurezza in uno spazio di libertà, sicurezza e giustizia. Questo obiettivo presuppone lo scambio delle informazioni relative alle condanne penali di cui sono state oggetto persone che risiedono nel territorio degli Stati membri tra le competenti autorità degli Stati membri. 2. Il 29 novembre 2000, conformemente alle conclusioni del Consiglio europeo di Tampere del 15 e 16 ottobre 1999, il Consiglio ha adottato un programma di misure per l'attuazione del principio del reciproco riconoscimento delle decisioni penali. La presente decisione contribuisce a raggiungere gli obiettivi previsti dalla misura n. 3 del programma, che sollecita l'introduzione di un modello uniforme di richiesta di precedenti giudiziari tradotto in tutte le lingue ufficiali dell'Unione, basandosi sul modello elaborato in ambito Schengen. 3. Gli articoli 13 e 22 della convenzione europea di assistenza giudiziaria in materia penale del 20 aprile 1959 prevedono meccanismi di trasmissione delle informazioni sulle condanne tra le Parti contraenti, la cui lentezza tuttavia non corrisponde più alle esigenze della cooperazione giudiziaria in uno spazio quale quello dell'Unione europea. 4. La relazione finale sul primo ciclo di valutazioni dedicato all'assistenza giudiziaria in materia penale invitava gli Stati membri a semplificare le procedure di trasferimento di documenti tra gli Stati ricorrendo, se necessario, a formulari uniformi al fine di agevolare la reciproca assistenza giudiziaria. 5. Il 25 marzo 2004 il Consiglio europeo ha incaricato il Consiglio di esaminare misure relative allo scambio di informazioni sulle condanne per reati terroristici e la possibilità di istituire un registro europeo delle condanne e delle interdizioni e, in occasione della comunicazione relativa a talune azioni da intraprendere nel settore della lotta contro il terrorismo e altre forme gravi di criminalità, in particolare per migliorare gli scambi di informazioni, la Commissione ha sottolineato l'importanza di un meccanismo efficace di trasmissione delle informazioni sulle condanne e le interdizioni. 6. La presente decisione rispetta il principio di sussidiarietà previsto dall'articolo 2 del trattato sull'Unione europea e dall'articolo 5 del trattato che istituisce la Comunità europea poiché il miglioramento dei meccanismi di trasmissione delle informazioni sulle condanne tra gli Stati membri non può essere realizzato in modo adeguato dall'azione unilaterale degli Stati membri e richiede un'azione coordinata a livello di Unione europea. La presente decisione si limita a quanto è necessario per conseguire tale scopo in ottemperanza al principio di proporzionalità enunciato nel suddetto articolo 5. 7. Il miglioramento dei meccanismi di trasmissione delle informazioni relative alle condanne implica, da un lato, che le condanne pronunciate in uno Stato membro nei confronti dei cittadini di un altro Stato membro siano conosciute il più rapidamente possibile da quest'ultimo Stato membro e che, dall'altro, ciascuno Stato membro possa ottenere in brevissimo termine dagli altri Stati membri le informazioni contenute nei casellari giudiziari che gli sono necessarie. 8. La presente decisione completa e agevola il funzionamento dei meccanismi esistenti per la trasmissione delle informazioni relative alle condanne basati sulle convenzioni in vigore. In particolare, le disposizioni relative alle richieste d'informazioni estratte dal casellario giudiziario non si sostituiscono alla possibilità di cui dispongono le autorità giudiziarie, in applicazione dell'articolo 6, paragrafo 1 della convenzione stabilita con atto del Consiglio del 29 maggio 2000, relativa all'assistenza giudiziaria in materia penale tra gli Stati membri dell'Unione europea, di trasmettersi direttamente le informazioni relative al casellario giudiziario. Essa prevede tuttavia un diritto specifico per l'autorità centrale di uno Stato membro di rivolgere una richiesta d'informazioni estratte dal casellario giudiziario all'autorità centrale di un altro Stato membro, nelle circostanze determinate dal diritto nazionale. 9. I dati personali elaborati in applicazione della presente decisione saranno tutelati conformemente ai principi sanciti dalla convenzione del Consiglio d'Europa del 28 gennaio 1981, sulla protezione delle persone rispetto al trattamento automatizzato di dati di carattere personale. 10. Ai sensi della raccomandazione n. R 84 10 del Consiglio d'Europa sul casellario giudiziario e la riabilitazione dei condannati, l'istituzione del casellario giudiziario è volta principalmente ad informare le autorità responsabili del sistema giudiziario penale sui precedenti dell'imputato al fine di adattare la decisione da assumere al caso concreto. Poiché qualunque altro uso del casellario giudiziario che possa compromettere le opportunità di reinserimento sociale del condannato deve essere limitato nella misura del possibile, l'utilizzo delle informazioni trasmesse in applicazione della presente decisione a fini diversi dall'ambito dei procedimenti penali può essere limitato conformemente alle legislazioni nazionali dello Stato richiesto e dello Stato richiedente. 11. La presente decisione rispetta i diritti fondamentali e osserva i principi riconosciuti dall'articolo 6 del trattato sull'Unione europea e riaffermati dalla Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea. 12. La presente decisione non comporta per gli Stati membri alcun obbligo di iscrivere nei propri casellari giudiziari condanne o informazioni in materia penale diverse da quelle che sono tenuti a iscrivere in forza del diritto nazionale. 13. La presente decisione non si applica alla trasmissione di decisioni o di loro copie Decide Articolo 1 Autorità centrale 1. Ai fini degli articoli 2 e 3, ciascuno Stato membro designa un'autorità centrale. Tuttavia, per l'invio di informazioni ai sensi dell'articolo 2 e la risposta alle richieste ai sensi dell'articolo 3, gli Stati membri possono designare una o più autorità centrali. 2. Ciascuno Stato membro informa il Segretariato generale del Consiglio e la Commissione dell'autorità designata ai sensi del paragrafo 1. Il Segretariato generale del Consiglio notifica tale informazione agli Stati membri e all' Eurojust. Articolo 2 Trasmissione di propria iniziativa di informazioni sulle condanne Ciascuna autorità centrale informa immediatamente le autorità centrali degli altri Stati membri delle condanne penali e delle successive misure pronunciate nei confronti dei cittadini di tali Stati membri e iscritte nel casellario giudiziario. Qualora l'interessato sia cittadino di due o più Stati membri, l'informazione è trasmessa a ciascuno di tali Stati membri, a meno che l'interessato sia cittadino dello Stato membro in cui è stato condannato. Articolo 3 Richiesta d'informazioni sulle condanne 1. Quando si richiedono informazioni al casellario giudiziario di uno Stato membro, l'autorità centrale può, conformemente al diritto nazionale, rivolgere all'autorità centrale di un altro Stato membro una richiesta di estratti del casellario giudiziario e informazioni ad esso attinenti. Ogni richiesta d'informazione è basata sul formulario di richiesta che figura in allegato. Quando una persona richiede informazioni sul suo casellario giudiziario, l'autorità centrale dello Stato membro in cui è presentata la richiesta può, conformemente al diritto nazionale, trasmettere all'autorità centrale di un altro Stato membro una domanda di estratti del casellario giudiziario e informazioni ad esso attinenti se l'interessato è o è stato residente o cittadino dello Stato membro richiedente o richiesto. 2. La risposta è trasmessa immediatamente e, in ogni caso, entro un termine non superiore a dieci giorni lavorativi a decorrere dalla ricezione della domanda, alle condizioni previste dalle leggi, dai regolamenti o dalle prassi nazionali, dall'autorità centrale dello Stato membro richiesto all'autorità centrale dello Stato membro richiedente, sulla base del formulario che figura in allegato. Essa include le informazioni ricevute a norma dell'articolo 2 e registrate nel casellario giudiziario dello Stato membro richiesto. Se la domanda è presentata per l'interessato a norma del paragrafo 1, secondo comma, il termine di cui al primo comma del presente paragrafo non sarà superiore ai venti giorni lavorativi dalla ricezione della domanda. 3. Qualora lo Stato membro richiesto necessiti di ulteriori informazioni per identificare la persona cui si riferisce la domanda, esso consulta immediatamente lo Stato membro richiedente in modo da fornire una risposta entro dieci giorni lavorativi dalla ricezione delle informazioni supplementari richieste. 4. La risposta è corredata di un estratto delle condanne alle condizioni previste dal diritto nazionale. 5. Le richieste, le risposte ed altre informazioni pertinenti possono essere trasmesse con qualsiasi mezzo che lasci una traccia scritta, in condizioni che consentano allo Stato membro ricevente di accertarne l'autenticità. Articolo 4 Condizioni di utilizzo dei dati personali 1. I dati di carattere personale comunicati ai sensi dell'articolo 3 nell'ambito di procedimenti penali possono essere utilizzati dallo Stato membro richiedente solo per il procedimento penale per il quale sono stati richiesti, come precisato nel formulario che figura in allegato. 2. I dati personali trasmessi ai sensi dell'articolo 3 per un fine diverso dal procedimento penale possono essere utilizzati dallo Stato membro richiedente conformemente al suo diritto nazionale solo per il fine per il quale sono stati richiesti e nei limiti specificati nel formulario dallo Stato membro richiesto. 3. Il presente articolo non si applica ai dati personali ottenuti da uno Stato membro in applicazione della presente decisione e provenienti dal suddetto Stato membro. Articolo 5 Lingue Il formulario è inviato dallo Stato membro richiedente nella lingua ufficiale o in una delle lingue ufficiali dello Stato membro richiesto. Lo Stato membro richiesto risponde in una delle sue lingue ufficiali o in un'altra lingua accettabile per entrambi gli Stati membri. Ogni Stato membro può, al momento dell'adozione della presente decisione o successivamente, indicare, in una dichiarazione al Segretariato generale del Consiglio, quali lingue ufficiali delle istituzioni delle Comunità europee esso accetta. Il Segretariato generale del Consiglio notifica tale informazione agli Stati membri. Articolo 6 Rapporti con altri strumenti giuridici 1. Per quanto riguarda gli Stati membri, la presente decisione completa ed agevola l'applicazione degli articoli 13 e 22 della convenzione europea di assistenza giudiziaria in materia penale del 20 aprile 1959, dei suoi protocolli aggiuntivi del 17 marzo 1978 e dell'8 novembre 2001, della convenzione relativa all'assistenza giudiziaria in materia penale tra gli Stati membri dell'Unione europea del 29 maggio 2000 e relativo protocollo del 16 ottobre 2001. 2. Ai fini della presente decisione gli Stati membri rinunciano a far valere, nei reciproci rapporti, le loro eventuali riserve sull'articolo 13 della convenzione europea di assistenza giudiziaria in materia penale del 20 aprile 1959. La presente decisione lascia impregiudicate le riserve sull'articolo 22 di detta convenzione. Tali riserve possono essere invocate in riferimento all'articolo 2 della presente decisione. La presente decisione non pregiudica l'applicazione di disposizioni più favorevoli contenute in accordi bilaterali o multilaterali tra Stati membri. Articolo 7 Attuazione Gli Stati membri attuano la presente decisione al più presto e, in ogni caso, entro Articolo 8 Presa di effetto La presente decisione ha effetto il giorno della pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea. ALLEGATO Formulario di cui agli articoli 3, 4 e 5 della decisione 2005/ /Gai del Consiglio del , relativa allo scambio di informazioni estratte dal casellario giudiziario Richiesta di informazioni estratte dal casellario giudiziario Ai fini della corretta compilazione del presente formulario, si invitano gli Stati membri a prendere nota del manuale di procedura a Informazioni relative allo Stato richiedente Stato membro Autorità centrale Persona di contatto Telefono con prefisso Telefax con prefisso Posta elettronica Indirizzo postale Numero di riferimento del fascicolo se disponibile b Informazioni relative all'identità della persona oggetto della richiesta Cognome Nome i Cognome da nubile, se del caso Pseudonimi, ove applicabile Sesso M F Nazionalità Data di nascita in cifre gg/mm/aaaa Luogo di nascita città e Stato Cognome e nome del padre* Cognome e nome della madre* Residenza o domicilio conosciuto facoltativo Impronte digitali se disponibili facoltativo Altri dati identificativi se disponibili es. numero del registro nazionale, numero di previdenza sociale, ecc. facoltativo * Da compilare conformemente al manuale di procedura ove applicabile diversamente, ove disponibile c Scopo della richiesta Si prega di barrare la casella che interessa 1 ? procedimenti penali 2 ? richiesta proveniente da un'autorità giudiziaria al di fuori di un procedimento penale ? richiesta proveniente da un'autorità amministrativa competente 3 ? richiesta proveniente dalla persona interessata Scopo per cui è stata chiesta l'informazione da compilare conformemente al manuale di procedura ove applicabile, diversamente, ove disponibile. Autorità che ha richiesto l'informazione ? L'interessato ha dato il suo assenso all'ottenimento dell'informazione se tale assenso è previsto dalla legislazione dello Stato membro richiesto Si noti che la richiesta viene trattata secondo le condizioni previste dalle leggi, dai regolamenti o dalle prassi in vigore nello Stato membro richiesto. Persona di contatto, qualora siano necessarie informazioni supplementari Cognome e nome Telefono Posta elettronica Altre informazioni es. urgenza della richiesta, ecc. Risposta alla richiesta Informazioni relative alla persona sopra indicata Si prega di barrare la casella che interessa L'autorità sottoscritta conferma che ? nel casellario giudiziario della persona sopra indicata non figurano condanne ? nel casellario giudiziario della persona in questione figurano condanne. È allegato alla presente un estratto delle condanne ? la richiesta è fatta a fini diversi da un procedimento penale e non può essere accolta conformemente alle leggi, ai regolamenti o alle prassi in vigore nello Stato membro richiesto Persona di contatto, qualora siano necessarie informazioni supplementari Cognome e nome Telefono Posta elettronica Altre informazioni es. limiti di cui all'articolo 4, paragrafo 2 I dati trasmessi possono essere utilizzati unicamente per lo scopo per cui sono stati richiesti Fatto a addì Firma e timbro ufficiale se disponibile Nome e qualifica Se del caso, allegare l'estratto delle condanne e trasmetterlo allo Stato membro richiedente. Non è necessario tradurre il formulario e l'estratto delle condanne nella lingua dello Stato membro.