Le spese di intercettazione sono da annoverare tra le spese di giustizia e devono seguire determinate modalità operative e tempistiche: pertanto, al fine di uniformare le procedure seguite dagli uffici, «essendo emerse difformi modalità operative in ordine ai pagamenti effettuati», attraverso il canale FiloDiretto il Ministero della Giustizia ha fornito indicazioni specifiche alle procure relative alle modalità di liquidazione e pagamento delle prestazioni.
Nel provvedimento, il Ministero riepiloga innanzitutto la normativa in esame, specificando che le spese di intercettazione fanno parte delle spese di giustizia e sono sempre anticipate dall'erario, salvo l'eventuale recupero a carico del condannato. Per quanto riguarda le prestazioni in oggetto, la fonte dell'obbligazione «è esclusivamente il decreto di conferimento dell'incarico da parte del pubblico ministero alla ditta privata che fornisce le apparecchiature, senza alcuna necessità che sussista un atto convenzionale»; chi offre il servizio richiesto dall'autorità giudiziaria «è tecnicamente da considerare, non già un fornitore di una prestazione commerciale, quanto un ausiliario del giudice o del pubblico ministero». Fatte queste premesse, il provvedimento riepiloga la procedura che gli uffici saranno tenuti ad osservare, relativamente al pagamento delle spese d'intercettazione in favore dei creditori aventi titolo: essendo spese di giustizia, il titolo di pagamento non deve essere rappresentato dalla fattura emessa dal creditore, ma deve essere soggetto a un'approvazione in base alla congruità e pertinenza della spesa, competenza attribuita per legge al magistrato che ha richiesto o autorizzato l'intercettazione (come specificato dall'articolo 168-bis d.P.R. numero 115/2002); il decreto di pagamento emesso dal magistrato, essendo un atto giurisdizionale, è soggetto ad impugnazione; pertanto, la procedura di pagamento deve attendere che sia integralmente consumato il termine per proporla, o, in ogni caso, che «il provvedimento sia divenuto esecutorio, per passaggio in giudicato»; al termine dell'adozione del decreto di liquidazione da parte del magistrato competente, è necessaria la gestione completa della pratica, anche a livello informatico, da parte degli uffici locali, seguita dall'invio di tutta la documentazione al funzionario responsabile del pagamento delle spese di giustizia; la trasmissione della fattura elettronica da parte dell'azienda tramite il sistema SDI deve rispettare le disposizioni stabilite nell'articolo 168-bis, comma 2 e/o comma 3, d.P.R. numero 115/2002; dopo aver verificato l'accuratezza della fattura e la disponibilità di fondi da parte degli uffici, il funzionario incaricato deve effettuare il pagamento degli importi dovuti a saldo delle prestazioni rese entro 30 giorni dall'arrivo della fattura sul sistema InIt. Le spese devono essere registrate sul Mod. 1/A/SG e la fattura elettronica deve essere inviata attraverso il sistema SDI e la piattaforma InIt. Infine, il decreto 9 ottobre 2002, numero 231, che stabilisce le norme da seguire per i pagamenti effettuati come corrispettivo in una transazione commerciale, all'articolo 4 prevede che «il periodo di pagamento non può superare trenta giorni dalla data di ricevimento da parte del debitore della fattura e nel caso di transazioni commerciali in cui il debitore è una pubblica amministrazione le parti possono pattuire, purché in modo espresso, un termine per il pagamento superiore a 30 giorni», che in ogni caso non può superare i 60 giorni. Infatti, «dall'analisi dei tempi di pagamento e di ritardo (media semplice e ponderata) molti uffici hanno applicato alle proprie fatture una scadenza superiore ai 30 giorni ed in molti casi anche ai 60», ovvero una scadenza inferiore ai 30 giorni. Perciò, l'invito del Ministero è quello di «verificare la sussistenza delle condizioni previste dal decreto legislativo numero 231/2002, con particolare riguardo alle scadenze superiori a 60 giorni, non consentite dalla normativa vigente, ed a correggere le scadenze di tutte le fatture ancora non pagate».