Attraverso una nota ministeriale del Capo DGSIA del 20 gennaio 2025, è stato ribadito che per gli atti depositati in udienza è compito dell'ausiliario del magistrato digitalizzare l'atto e depositarlo nel fascicolo telematico.
Con una nota del Capo Dipartimento per l'innovazione tecnologica della giustizia, è stato chiarito che nei procedimenti penali l'obbligo di depositare gli atti nel Portale Digitale Processuale Pdp spetta all'ausiliario del magistrato e non al difensore. In particolare, il tema è stato sollevato da una delibera della Camera penale di Santa Maria Capua Vetere in cui, richiamando il contenuto della circolare DGSIA del giorno 8 gennaio 2025, si invoca l'adozione di provvedimenti da parte del Capo dell'ufficio giudiziario che dispongano, nel corso delle udienze, sia camerali che dibattimentali, l'acquisizione dei documenti prodotti dalle parti processuali esclusivamente a cura del cancelliere. L'ausiliario del magistrato, dopo aver redatto il verbale di udienza preferibilmente con strumenti informatici , procede alla sua trasformazione in documento analogico sul quale apporre la firma autografa del cancelliere e il visto del magistrato, ai fini del successivo deposito – previa scansione dell'originale analogico – con modalità digitali , tramite l'applicativo APP. Ai sensi dell'articolo 111- ter , comma 3, c.p.p., sulle modalità di acquisizione di atti, memorie o comunque documenti prodotti dalle parti processuali nel corso delle medesime udienze in camera di consiglio e dibattimentali, si procede nello stesso modo al deposito telematico del documento richiamato nel verbale, ai fini della completezza del fascicolo informatico anche al termine dell'udienza e comunque senza ritardo , salvo che si tratti di documenti che per loro natura o per specifiche esigenze processuali non possano essere acquisiti o convertiti in copia informatica. La nota in commento continua aggiungendo che « poiché il difensore non ha ancora oggi accesso diretto agli atti contenuti nel fascicolo informatico del procedimento penale , ai sensi dell' articolo 269 – bis d.p.r. n .115 del 2002 , lo stesso avvocato per ottenere la immediata visibilità, deve prima chiedere alla segreteria o alla cancelleria dell'ufficio giudiziario la trasmissione del duplicato o della copia informatica degli atti e dei documenti ivi custoditi, previo pagamento dei diritti forfettizzati nella misura stabilita dalla legge circostanza questa che, all'evidenza, rende vieppiù arduo al ridetto difensore presente in udienza, la lettura immediata di un atto contestualmente depositato con modalità esclusivamente telematiche dal pubblico ministero o da altro difensore». È, inoltre, specificato che sul piano strettamente interpretativo, non vi sono disposizioni di rango primario ostative all'acquisizione al fascicolo informatico – su ordine del giudice – di un documento che sia stato esibito nel corso dell'udienza da una delle parti processuali PM o difensore delle parti private , quando il medesimo documento non sia stato precedentemente depositato telematicamente ai sensi dell'articolo 111- bis c.p.p. Pertanto, per gli atti e i documenti che la parte presenta direttamente in udienza, chiedendo contestualmente che siano acquisiti al fascicolo informatico, restano sottratti a detta norma processuale , trovando spazio una diversa disciplina fondata sulla previa acquisizione con modalità analogica del documento e del suo successivo inserimento nel fascicolo informatico, a cura dell'ausiliario del magistrato, ai sensi dell'articolo 111- ter c.p.p. La nota ministeriale richiama, infine, l' articolo 78 c.p.p. che stabilisce che la costituzione di parte civile può essere depositata in cancelleria o presentata direttamente in udienza offrendo due opzioni alternative per l'inserimento di atti nel fascicolo informatico e l' articolo 87, comma 6- quater , d.lgs. numero 150/2022 , che afferma che l'autorità giudiziaria può autorizzare il deposito di atti e documenti in formato analogico per specifiche ragioni e tale disposizione pare potersi invocare per tutti gli atti e i documenti che siano presentati direttamente in udienza dalle parti processuali .
Nota Capo Dipartimento per l'innovazione tecnologica della giustizia del 20 gennaio 2025