La digital transformation sta rivoluzionando anche il mondo degli studi legali, trasformando radicalmente il modo in cui gli studi si organizzano e operano. Se, da un lato, la legal tech offre ai professionisti strumenti innovativi e nuove prospettive di efficienza, dall’altro, essa rivela anche pericoli a cui, come vedremo più avanti, i responsabili degli studi devono fare attenzione.
I cyber criminali, essendo motivati dal guadagno, sceglieranno come obiettivo le organizzazioni maggiormente ricche di informazioni interessanti e, di conseguenza, ricattabili. Poiché gli avvocati trattano principalmente dati confidenziali e altamente sensibili, è logico che gli studi possono diventare target preferenziali per i cyber attacchi. Da qui discende che la cybersecurity stia diventando un tema delicato, che va affrontato con specialisti del settore e con strumenti altamente qualificati per garantire al lavoro degli avvocati la sicurezza e la tranquillità che merita. Cercheremo, dunque, di approfondire i rischi che gli studi legali corrono nell’era della digitalizzazione e dell’Intelligenza Artificiale, quali strategie e strumenti di sicurezza informatica siano più efficaci e come i titolari e i partner degli studi possono implementare l’innovazione in modo sicuro. Cercheremo, inoltre, di fornire una panoramica aggiornata della sicurezza informatica in Italia, nell’UE, e a livello mondiale, in modo da fornire un quadro il più completo possibile. I rischi informatici per uno studio legale Gli studi legali oggi sono minacciati da una serie di rischi sconosciuti fino a pochi anni addietro, tra cui cyber attacchi sempre più sofisticati e pericolosi. Il primo passo per creare strategie efficaci di tutela e combatterli è prenderne coscienza e conoscere innanzitutto queste minacce. Ransomware la minaccia più temuta Ransomware è una delle minacce più gravi e in rapida evoluzione per il mondo legale della nuova era digitale. Questi malware crittograffano i dati dello studio, rendendoli inutilizzabili, per poi richiedere un riscatto per la loro decriptazione. Le conseguenze di un attacco ransomware possono essere devastanti paralisi dell'attività, perdita di dati critici, danni alla reputazione e possibile non conformità ai regolamenti sulla protezione dei dati. I dati più recenti mostrano un quadro ancora più allarmante. In Italia, il 68% delle organizzazioni è stato preso di mira da attacchi ransomware negli ultimi 12 mesi. A livello globale, la percentuale di aziende coinvolte in interruzioni dei sistemi IT dovute ai cyber attacchi sale al 76%. Questi numeri confermano che nessun studio legale è esente da tali minacce. Phishing e social engineering Le tecniche di phishing e social engineering sfruttano l'elemento umano, spesso considerato l'anello più debole della catena di sicurezza. Di base, i cyber criminali inviano e-mail false, messaggi sui social sul lavoro e addirittura effettuano telefonate con la speranza che la vittima fornisca loro informazioni sensibili o che aprano collegamenti malevoli. Per gli studi legali, il phishing rappresenta una minaccia particolarmente insidiosa. Un'email apparentemente innocua da un presunto cliente o collega può nascondere un tentativo di furto di credenziali o di installazione di malware. La sofisticazione di queste tecniche è in costante aumento, con l'emergere di nuove forme come il QR code phishing, che sfrutta la crescente diffusione dei codici QR per ingannare le vittime. Vulnerabilità del software un altro punto debole Il tema dei software è centrale per uno studio legale, in quanto software obsoleti o non aggiornati possono rappresentare un punto di vulnerabilità importante per gli studi. I cybercriminali sono costantemente alla ricerca di falle di sicurezza in applicazioni e sistemi operativi e sfruttano queste vulnerabilità per ottenere accessi non autorizzati. La continua evoluzione del panorama tecnologico rende fondamentale che gli studi adottino un approccio proattivo quanto all’aggiornamento dei software. Tuttavia, molti studi legali fanno fatica a mantenere aggiornati i propri sistemi informatici, creando in questo modo involontariamente dei veri e propri ponti per gli attaccanti dei cyber criminali. Errori umani sempre in agguato Nonostante tutti gli investimenti in tecnologie di sicurezza, gli errori umani restano una delle cause più comuni di incidenti di sicurezza. Un click distratto su un allegato sospetto, la condivisione accidentale di informazioni riservate o l’uso di password deboli possono mettere a repentaglio la sicurezza dell’intero studio. La formazione continua del personale e la creazione di una cultura della sicurezza dovrebbero essere parte integrante di qualsiasi strategia di cybersecurity efficace. Spesso, tuttavia, viene sottovalutata o finisce in fondo alla lista delle priorità. Perdita o furto di dispositivi la minaccia mobile Con il crescente ricorso al lavoro in mobilità o da remoto, la perdita o il furto di dispositivi, come laptop, smartphone o tablet, sono diventati dei veri e propri rischi con cui lo studio deve fare i conti. Essi contengono spesso dati sensibili del cliente e, se non vengono adeguatamente protetti, possono diventare un obiettivo facile per i cybercriminali. La situazione in Italia, in UE e nel mondo Per avere una visione completa della reale minaccia della cybersicurezza per gli studi legali, cerchiamo ora di esaminare i più recenti dati disponibili relativi alla situazione in Italia, nell’Unione Europea e nel resto del mondo Italia un quadro preoccupante i dati relativi all’Italia non rassicurano certamente - l’87,8% delle organizzazioni italiane ha subito almeno un attacco informatico andato a buon fine per i cyber criminali negli ultimi 12 mesi - il 72,4% degli operatori economici pensa che subirà un attacco nell’arco dei prossimi 12 mesi - gli attacchi di un certo rilievo verso entità italiane sono aumentati del 86% dal 2018 al 2023. L’Unione Europea anche a livello europeo la situazione non si presenta rosea. Gli attacchi malware e ransomware sono annoverati tra le principali minacce cyber dall’Unione Europea. Inoltre, l’implementazione di normative come il GDPR e la direttiva NIS2 dimostra quanto l’UE consideri la cybersecurity una questione prioritaria, imponendo elevati standard di protezione dei dati e della sicurezza informatica. Panorama globale le statistiche globali confermano l’estensione e la serietà della minaccia cyber il 76% delle aziende ha subito interruzioni ai propri sistemi IT per effetto di un cyberattacco nel 2023. Inoltre, continua a salire il numero di attacchi ransomware, fino ad arrivare al 68% di aziende colpite nel 2023. Questi dati dimostrano come la cybersecurity rappresenti una sfida globale che richiede un approccio collettivo e proattivo. Strategie e soluzioni di cybersecurity per gli studi legali Dinanzi a una tale varietà e complessità di rischi, gli studi legali non possono basarsi su misure isolate, bensì devono puntare su un approccio per così dire “multifaceted” alla cybersecurity, che preveda misure tecniche, organizzative e formative. Vediamo quali sono le misure tecniche, che rappresentano la prima linea di difesa per lo studio Installazione di firewall e antivirus avanzati la prima e più importante delle misure tecniche per la sola protezione dalle minacce informatiche consiste nell’installazione e nell’uso costante di software firewall e antivirus. Firewall e software antivirus agiscono in quanto filtro, bloccando molte minacce prima che possano penetrare nei sistemi dello studio. È fondamentale scegliere soluzioni di qualità, configurarle correttamente e mantenerle costantemente aggiornate. Crittografia dei dati la crittografia dei dati è un elemento cruciale della strategia di sicurezza di qualsiasi studio legale. Tutti i dati sensibili, sia quelli che resta conservati, che quelli che vengono inviati, devono essere crittografati. Questo significa che, anche se i malintenzionati dovessero ottenere l’accesso al sistema di studio, non sarebbero in grado di leggere i dati senza la chiave di decrittazione associata. È particolarmente importante adottare soluzioni di crittografia end-to-end per l’e-mail e i sistemi di archiviazione. Backup regolari il backup regolare è un’ulteriore misura di sicurezza spesso trascurata. Un backup regolare e aggiornato può fare la differenza tra un disagio temporaneo per lo studio e un disastro totale. È fondamentale effettuare backup frequenti e conservarli in luoghi sicuri, preferibilmente offline o su sistemi cloud protetti. La strategia di backup dovrebbe includere test regolari per assicurarsi che i dati possano essere effettivamente recuperati in caso di necessità. Autenticazione a più fattori l'autenticazione a più fattori è diventata uno standard di sicurezza imprescindibile. Richiedere più di una forma di autenticazione per accedere ai sistemi dello studio rende molto più difficile per i malintenzionati ottenere accessi non autorizzati, anche se riescono a scoprire una password. L'implementazione dell'MFA per tutti gli accessi critici, inclusi e-mail, VPN e sistemi di gestione documentale, dovrebbe essere una priorità per ogni studio legale. Monitoraggio costante della rete è un altro strumento prezioso nella lotta contro le cyber minacce. I sistemi di rilevamento e risposta agli incidenti possono identificare attività sospette in tempo reale e permettere una risposta rapida al fine di minimizzare i danni. Poiché nessuna soluzione unica può garantire la sicurezza, può essere necessario utilizzare un approccio multilivello. Piano di gestione degli incidenti la definizione di policy di sicurezza chiare e complete è fondamentale per creare una cultura della sicurezza all'interno dello studio. Queste policy dovrebbero coprire tutti gli aspetti della gestione dei dati, dall'accesso ai sistemi alla condivisione di informazioni, fino allo smaltimento sicuro di documenti e dispositivi. È importante che queste policy siano comunicate chiaramente a tutto il personale e che siano regolarmente riviste e aggiornate per rimanere al passo con l'evoluzione delle minacce. È fondamentale avere un piano di gestione degli incidenti ben definito. In caso di violazione, ogni minuto è prezioso. Un piano chiaro che definisca ruoli, responsabilità e procedure da seguire può fare la differenza. Gestione sicura degli accessi implementare un sistema di gestione degli accessi informatici con il principio del minimo privilegio è fondamentale per la sicurezza. Ciò significa che molti utenti dovrebbero ottenere l’accesso solo ai dati di cui hanno effettivo bisogno in relazione al proprio lavoro. I diritti di accesso dovrebbero essere regolarmente esaminati e ridotti quando non più necessari. Valutazione della sicurezza dei fornitori e dei partner Con l’interconnessione di tutti gli ecosistemi digitali, la sicurezza dello studio legale dipende anche dalla sicurezza dei suoi fornitori e partner commerciali. È importante condurre valutazioni regolari della sicurezza dei fornitori di servizi IT, cloud e altri partner che hanno accesso ai dati dello studio. Lo studio legale dovrebbe stabilire uno standard minimo di sicurezza dei fornitori di servizi e prevedere clausole sulla sicurezza nei contratti per prevenire qualsiasi rischio attraverso la catena di fornitura. Opportunità e minacce della Legal Tech Nonostante i rischi, la tecnologia offre opportunità straordinarie per gli studi legali. L'intelligenza artificiale, il cloud computing e altre innovazioni stanno rivoluzionando molti aspetti della pratica legale. L’IT, il cloud computing e le altre tecnologie cambieranno il modo di lavorare e di organizzarsi dei professionisti del mondo forense, di conseguenza deve essere accompagnata da una nuova cultura della sicurezza informatica. L’adozione di sistemi di sicurezza informatica adeguati consente agli studi legali di sfruttare appieno i vantaggi del legal tech, minimizzando i rischi connessi. Intelligenza Artificiale e Machine Learning L’AI e il Machine Learning stanno già cominciando a trasformare molti aspetti del lavoro dei legali, a cominciare dall’analisi dei documenti, fino alla previsione degli esiti dei casi giudiziari. Tuttavia, anche queste tecnologie possono rappresentare gravi rischi per la sicurezza e la privacy. Di conseguenza, gli studi legali devono adottare almeno le seguenti misure 1. Proteggere i dati utilizzati per addestrare i modelli di IA e garantire che la loro raccolta e l’uso siano conformi alle normative sulla privacy. 2. Monitorare attentamente l’accesso ai sistemi e ai dati AI. 3. Verificare che le decisioni supportate dall’AI siano spiegabili e trasparenti. Cloud Computing e gestione documentale L’uso della gestione documentale basata su cloud per il lavoro e la collaborazione offre numerosi vantaggi in termini di flessibilità e accessibilità. Tuttavia, gli studi legali dovrebbero preferire i fornitori cloud che offrano una serie di soluzioni di sicurezza, a cominciare dalla crittografia end-to-end dei dati. Chatbot e assistenti virtuali L’impiego di chatbot e assistenti virtuali per il supporto del cliente è una delle aree in più rapida crescita. Anche se questi strumenti possono aumentare l’efficienza, richiedono attenzione in termini di sicurezza e privacy per i dati dei clienti con cui vengono in contatto. Il panorama della cybersecurity si evolve continuamente e gli studi legali devono rimanere aggiornati sulle nuove minacce, che seguono l’evoluzione tecnologica. Con l’espansione delle capacità degli algoritmi di machine learning come l’AI, per esempio, i cybercriminali stanno iniziando a costruire algoritmi che guidano in autonomia le relative azioni, rendendo gli attacchi più sofisticati e difficili da rilevare. Il quantum computing, dal canto suo, potrebbe rendere obsolete tutte le attuali tecniche di crittografia in uso. Insomma, gli studi legali, così come le aziende, devono introdurre nella propria cultura il tema della cybersicurezza e diffonderla tra il personale, implementando gli sforzi in materia di formazione e sensibilizzazione, aumentando gli investimenti in tecnologia di sicurezza di nuova generazione, implementando una cultura che includa la sicurezza in ogni singola decisione e collaborando con fornitori di servizi di sicurezza specialistici e professionali. Per utilizzare appieno il potenziale della legal tech, senza subire i grandi rischi connessi, gli studi legali devono adottare, in definitiva, un approccio proattivo e olistico all’implementazione di soluzioni di sicurezza informatica devono considerarla un investimento strategico e non un costo per l’organizzazione. Non solo, infatti, misure di sicurezza aiuteranno a proteggere gli studi e i clienti da crescenti minacce, ma rappresenteranno per gli studi anche un fattore distintivo, aumentandone la competitività sul mercato. La cybersecurity, in conclusione, nata come materia puramente tecnica, è oggi diventata parte del business di uno studio legale.