L’Intelligenza Artificiale rientra nel più ampio tema della digitalizzazione dello studio e della digital transformation. Corre l’obbligo ricordare la differente portata delle due espressioni linguistiche digitalizzazione è l’atto del trasformare ciò che è analogico ad esempio i documenti cartacei in digitali, mentre digital transformation riguarda le modalità con cui viene organizzata e poi condotta la professione.
Una volta effettuata la digitalizzazione documentale, infatti, è possibile lavorare in mobilità, consentendo quindi lo smart working e modificando tempi e modalità di interazione tra i componenti dello studio, ben diversi dai tradizionali, grazie appunto alla smaterializzazione documentale e agli strumenti tecnologici moderni vedi cloud, piattaforme di videocall, strumenti di messaggistica etc. . Il settore legale è uno dei più coinvolti nelle professioni su queste tematiche e si trova oggi in una fase di trasformazione epocale, che ne cambierà profondamente le dinamiche organizzative nel prossimo futuro. Lo stesso tema “giustizia” è pienamente coinvolto da questa evoluzione, se si pensa alle applicazioni dell’Intelligenza Artificiale nell’analisi predittiva delle decisioni, nell’automazione di interi processi di istruzione di cause sia lato magistratura che avvocatura, il processo telematico, le udienze a distanza e molte altre novità che sono in fase di sviluppo. Come molti hanno sottolineato, questo periodo storico verrà identificato più come una rivoluzione della professione, che una evoluzione, stante la portata intrinseca delle novità. Il Panorama Italiano della trasformazione digitale degli studi legali L'Italia, pur avendo avviato il percorso di digitalizzazione degli studi legali, mostra ancora molte lacune rispetto a una piena trasformazione digitale che si attende. Secondo recenti studi, solo una percentuale ancora limitata di studi legali ha implementato sistemi di gestione elettronica documentale GED o utilizza piattaforme per la gestione dei casi case management in maniera integrata e sistematica. Il Sesto rapporto Censis sull’Avvocatura segnala che il reddito medio dell'avvocato italiano oscilla tra i 35 e i 40mila euro, evidenziando la necessità di efficientare i processi lavorativi anche attraverso l'adozione di tecnologie digitali. Comparazione Europea e Internazionale Confrontando la situazione italiana con quella di altri Paesi europei e degli USA , si osserva un divario significativo. Paesi come il Regno Unito e la Germania hanno adottato da tempo strumenti digitali avanzati, come la firma elettronica e i registri telematici, integrandoli efficacemente nella routine quotidiana degli studi legali. In UK già nel 2019 l'80% degli studi legali impiegava soluzioni cloud, con punte del 95% nelle grandi realtà, secondo Thomson Reuters. Situazione simile in Francia , dove l'87% degli studi utilizza software di gestione, collaborazione e archiviazione digitale stando all'enquête DigiBarometer 2022. Negli Stati Uniti , il grado di digitalizzazione è ulteriormente accentuato dall'uso di intelligenza artificiale e big data per analisi predittive e supporto nelle strategie legali. Secondo ALM Intelligence , già nel 2020 il 90% degli studi americani utilizzava software per la gestione del lavoro, l'organizzazione di documenti e la fatturazione. Una rivoluzione inevitabile i benefici della digitalizzazione La digitalizzazione si presenta oggi come un' inevitabile rivoluzione organizzativa e di mentalità , portatrice di molteplici benefici e, come sempre, anche di alcuni rischi legati soprattutto al maldestro utilizzo degli strumenti e alla mancata conoscenza degli stessi. Violazioni di privacy , rischi di plagio , errori grossolani nell’utilizzo dell’Intelligenza Artificiale le c.d. “allucinazioni dell’AI sono dietro l’angolo se non si conoscono bene e non si sanno utilizzare nel rispetto di legge, deontologia e opportunità gli strumenti digitali. Tra i vantaggi, invece, possiamo annoverare la riduzione dei tempi di gestione delle pratiche , l' ottimizzazione dei processi lavorativi e la possibilità di offrire servizi legali più accessibili e personalizzati , la qualità del prodotto legale, l’innovazione di servizi e di modalità di relazione con la clientela. Studi legali che integrano la digital transformation possono godere di una maggiore flessibilità operativa, essenziale per rispondere prontamente alle sfide del mercato contemporaneo, alle richieste delle nuove generazioni di legali, di cui la più ricorrente è il work-life balance e la riduzione dello stress lavorativo. Per riassumere, tra i maggiori vantaggi della digital transformation possiamo annoverare Gestione documentale più efficiente uno dei principali vantaggi è la possibilità di implementare sistemi per la gestione documentale digitalizzata, che permettono di archiviare e gestire in modo sicuro contratti, atti, documentazione dei clienti. I documenti digitali possono essere facilmente condivisi, tracciati e consultati velocemente da tutto lo studio legale. Si evitano problemi come lo smarrimento di documenti cartacei Migliore collaborazione e comunicazione gli strumenti digitali consentono una collaborazione più stretta tra i professionisti dello studio legale. Email, chat aziendali, piattaforme per la condivisione di file permettono di lavorare in team sullo stesso documento pur trovandosi in luoghi diversi. Anche la comunicazione con i clienti ne beneficia, ad esempio programmando videoconferenze o condividendo in tempo reale bozze di contratti Automatizzazione di attività ripetitive alcune attività legali prevedono procedure standard ripetitive e noiose, come la revisione di determinati tipi di contratti. Gli strumenti digitali consentono di automatizzare questi compiti, liberando i legali per attività a maggior valore aggiunto che richiedono competenze umane Analytics e reportistica avanzata la raccolta e l'analisi dei dati è preziosa per ottimizzare i processi e migliorare le prestazioni dello studio. Gli strumenti digitali permettono di implementare sistemi di analytics e creare report dettagliati su vari aspetti tempi medi per pratica, tassi di successo per tipologia di caso, redditività per cliente e molto altro Accesso rapido a risorse legali i database digitali consentono di accedere in pochi secondi a giurisprudenza, sentenze, leggi e regolamenti. Un enorme risparmio di tempo rispetto alle tradizionali ricerche manuali in libri e documenti cartacei. Strategie per un'effettiva digital transformation dello studio legale Affinché la digitalizzazione dello studio legale sia possibile, gli studi devono puntare su specifici obiettivi da raggiungere e seguire una strategia pianificata . Andare a caso, con interventi occasionali e slegati tra di loro non paga e rischia solo di far perdere soldi e tempo. Inoltre, all’azione diretta ad introdurre nuovi strumenti tecnologici in studio deve affiancarsi anche una transizione culturale dello studio e dei suoi componenti la mentalità è fondamentale per poter applicare effettivamente le nuove procedure e metodologie di lavoro legate agli strumenti digitali. In caso contrario, l’abitudine e la pigrizia prendono il sopravvento e nonostante siano stati effettuati investimenti in software e altra strumentazione, le vecchie abitudini continueranno ad essere seguite da tutti in studio. Un esempio per tutti è l’abitudine di molti di stampare le mail, oppure di fotocopiare documenti per salvarli nei faldoni cartacei. Nuova mentalità include la formazione del personale sui nuovi strumenti digitali, l'adozione di politiche di sicurezza in base alle normative vigenti e l'implementazione di piattaforme collaborative che favoriscano lo smart working. La digitalizzazione deve essere vista come un processo olistico che coinvolge ogni aspetto dell'attività legale, dalla gestione documentale all'interfaccia cliente. Digitalizzazione e customer experience La digitalizzazione offre inoltre la possibilità di migliorare significativamente l'esperienza del cliente . Attraverso l'uso di aree riservate, sistemi di comunicazione integrati come chatbot legali, piattaforme di videocall e molti altri strumenti customizzati, gli studi legali possono fornire un servizio più veloce, interattivo, trasparente e soddisfacente. Ciò si traduce in una maggiore soddisfazione del cliente, una maggior fidelizzazione, una miglior reputation sul mercato e un miglior brand. I rischi del rifiuto alla digitalizzazione Non adottare una strategia di digitalizzazione comporta rischi non trascurabili . Gli studi legali che ignorano questa evoluzione si trovano a operare con efficienza ridotta, costi più elevati e una minor capacità di attrarre e trattenere clientela, in particolare quella più giovane e tecnologicamente avanzata. Alla domanda se l’Intelligenza Artificiale sostituirà l’avvocato, possiamo rispondere con quanto viene affermato negli ambienti in cui si sviluppa l’Intelligenza Artificiale no, l’Intelligenza Artificiale non sostituirà l’avvocato, ma l’avvocato che utilizza l’Intelligenza Artificiale sostituirà l’avvocato che non la usa . Conclusioni la digitalizzazione come leva di competitività La digitalizzazione degli studi legali non è solo una risposta alle esigenze del presente, ma una leva strategica per la competitività futura degli studi . Gli studi legali che sapranno cavalcare l'onda della digitalizzazione potranno distinguersi, offrendo servizi innovativi e all'avanguardia, pronti a rispondere con agilità alle richieste di un mercato in continua evoluzione. In conclusione, per affrontare con successo in questa rivoluzione tecnologica in atto, gli studi legali devono dotarsi di una visione chiara e di una strategia definita. Punti di azione includono l'investimento in tecnologia, la formazione continua e lo sviluppo di nuovi modelli di business. La digitalizzazione è una rivoluzione che va oltre la mera adozione di nuovi strumenti essa rappresenta un cambiamento culturale e organizzativo che proietta la professione legale verso orizzonti più ampi e dinamici. La rivoluzione digitale è ora, e gli studi legali devono essere pronti a farne parte.