In un mondo in continua evoluzione bisogna tenere il passo del cambiamento che, oltre alla società, travolge anche le istituzioni e il loro ruolo. Nondimeno cambia anche il rapporto tra istituzioni e cittadini, perché sono in continuo mutamento i bisogni e le necessità che le persone hanno e le richieste che avanzano nei confronti delle amministrazioni.
Queste dovranno quindi indirizzare il proprio cambiamento nella direzione che potrà portare risultati ben accolti dalle persone. Ma una volta raggiunti questi obiettivi come fare per far sapere ai cittadini che l’amministrazione è pronta ad accontentare i loro bisogni? Attraverso una comunicazione efficace e l’efficacia della comunicazione passa necessariamente dalla scelta di strumenti comunicativi idonei . Cosa si intende per Bilancio Sociale”? Il Bilancio Sociale nasce dall’esigenza delle aziende di comunicare all’esterno informazioni che vadano oltre gli asettici numeri di un bilancio d’esercizio, considerando, invece, quelle informazioni che riguardano attività e obiettivi raggiunti dall’impresa in termini di sostenibilità ambientale e sociale. Tale esigenza muove dalla crescente importanza che gli stakeholder riservano a questo tipo di dati aziendali che rappresentano altri valori dell’impresa non soltanto economici, finanziari e patrimoniali , perché, negli ultimi anni, soprattutto a causa delle emergenze ambientali e sociali che affliggono il pianeta, si è messo sempre più in risalto il tema della responsabilità sociale delle – soprattutto grandi – imprese va bene le performance economiche ma a che prezzo sociale ed ambientale e fino a che punto? Allora, fu così che il mondo aziendale iniziò a porsi il problema di codificare un linguaggio al fine di comunicare tutte quelle attività e performance delle imprese in linea con questo nuovo approccio, arrivando a definite gli strumenti di comunicazione non finanziaria. Il Bilancio Sociale adotta come riferimento lo standard definito dal modello GBS , secondo cui tale documento è uno strumento di rendicontazione, gestione e controllo per le aziende che intendono adottare un comportamento socialmente responsabile e si rivolge alla platea di stakeholder quali soggetti di riferimento direttamente o indirettamente interessati dell’attività d’impresa . Benché tale modello abbia un’impostazione prevalentemente aziendalista, è possibile vederne l’applicazione adeguata alle esigenze del caso anche ad enti e istituzioni , come ad esempio uffici della Pubblica Amministrazione, uffici giudiziari, ecc., dal momento che attraverso tale strumento dette entità possono rappresentare il loro impegno assunto per l’adozione di comportamenti socialmente responsabili l’esigenza sempre crescente di operare tali rendicontazioni è da accreditarsi al processo di aziendalizzazione che ha coinvolto anche il settore giudiziario, promuovendo un orientamento alle performance e alla loro misurazione, cfr. U. Comite, Accountability e Bilancio Sociale nei Tribunali , 2013 . Infatti, la redazione del Bilancio Sociale rappresenta la conclusione di un processo che parte dalla definizione di strategie e politiche nei confronti dei differenti stakeholder per giungere alla scelta di appropriati indicatori quantitativi e qualitativi che possano rappresentare al meglio, e in modo chiaro, il livello di conseguimento delle stesse agli stakeholder Il modello GBS 2013, lo standard italiano per la redazione del Bilancio Sociale ”, i quaderni, nr. 50, Commissione Bilancio integrato, Scuola di Alta Formazione Luigi Martino, Fondazione dei Dottori Commercialisti di Milano . La redazione di tale documento da parte degli enti pubblici è, quindi, basata sui canoni stabiliti dallo standard GBS per la rendicontazione sociale nel settore pubblico e della Direttiva Baccini della Presidenza del Consiglio dei Ministri del 2006, la quale direttiva definisce il Bilancio Sociale come il documento, da realizzare con cadenza periodica, nel quale l’amministrazione riferisce, a beneficio di tutti i suoi interlocutori privati e pubblici, le scelte operate, le attività svolte e i servizi resi, dando conto delle risorse a tal fine utilizzate, descrivendo i suoi processi decisionali ed operativi . Come redigere il Bilancio Sociale Le regole per la redazione del Bilancio Sociale possono essere essenzialmente ricondotte a due ordini di idee, da definire in via preliminare le fasi del processo di costruzione del Bilancio Sociale gli ambiti in cui si soffermerà la rendicontazione. In prima battuta, dovrà andarsi a definire il processo che conduce alla redazione del documento che, normalmente si articola in 6 fasi analisi degli stakeholder individuazione degli interlocutori rilevanti individuazione delle attività e dei progetti che concretamente possono essere posti in essere per garantire il miglioramento delle relazioni con gli stakeholder e del servizio giustizia” pianificazione degli obiettivi a medio e lungo termine valutazione intermedia del grado di raggiungimento degli obiettivi ridefinizione delle strategie nei confronti degli stakeholder. In secondo luogo, dovranno essere chiari gli ambiti in cui il processo di rendicontazione si soffermerà, come ad esempio i valori di riferimento , visione e programma dell’Amministrazione l’amministrazione esplicita la propria identità attraverso i valori, la missione e la visione che orientano la sua azione, chiarisce gli indirizzi che intende perseguire e le priorità di intervento le politiche e servizi resi l’amministrazione rende conto del proprio operato nelle diverse aree di intervento e dei risultati conseguiti in relazione agli obiettivi dichiarati le risorse disponibili e utilizzate l’amministrazione da conto delle risorse utilizzate, delle azioni poste in essere e dei risultati conseguiti con la loro gestione. Bilancio Sociale e uffici giudiziari Definire le finalità del Bilancio Sociale è un aspetto delicato per qualsiasi entità che si accinge a redigere tale documento, e ancora di più lo è quando si parla di uffici giudiziari . Infatti, tali entità appaiono molto distanti dalle realtà aziendali, nonché dalla maggior parte degli uffici della pubblica amministrazione. Gli uffici dei tribunali, delle procure, ecc., possono essere definiti come quelle entità dello Stato che erogano il servizio giustizia” e come tali possono essere promotori della redazione di un documento che rendiconti le attività messe in atto al fine di garantire detto servizio, dei risultati ottenuti e degli impegni per il futuro che possano condurre ad un miglioramento continuo. Un primo focus che il Bilancio Sociale di un ufficio giudiziario dovrebbe avere è quello sul contesto di riferimento nel quale opera l’ente. Infatti, tale documento assume la finalità di comunicare in modo trasparente al territorio tutto ciò che riguarda la propria attività svolta, le politiche adottate, nonché gli obiettivi raggiunti e gli impegni per il futuro. Nella definizione di tale contesto di riferimento sono incluse delle prime analisi sul territorio di competenza dell’ufficio, sulla popolazione e sulle imprese il focus sulle imprese assume notevole importanza in considerazione del sempre crescente contrasto alla criminalità economica che in cui sono coinvolti di uffici della Procura nell’espletamento delle loro attività rientrando queste ultime due tra gli stakeholder principali dell’ente, in quanto sono tra i primi soggetti destinatari del servizio giustizia e coinvolti dalle attività svolte dall’ufficio. In definitiva, il Bilancio Sociale serve a rendere conto ai cittadini in modo trasparente e chiaro cosa fa l’amministrazione per loro , risultando opportuno rappresentare in maniera dettagliata quelle che sono le attività caratteristiche svolte ed argomentando circa le dinamiche attraverso le quali esse sono condotte. Un secondo tema, legato al contesto di riferimento, è quello relativo alla puntuale definizione degli stakeholder l’ufficio giudiziario scambia informazioni ed intrattiene molteplici rapporti con ciascun interlocutore condurre una preliminare analisi sui portatori di interesse ed interlocutori consentirà di rendicontare in maniera più efficace le informazioni. Infatti, gli stakeholder non sono tutti uguali e hanno esigenze di acquisizioni delle informazioni differenti sarà, pertanto, opportuno procedere con una mappatura degli stakeholder, ad esempio attraverso il model salience che consente di classificare gli stakeholder in relazione a tre parametri il potere” ossia la capacità influire sull’Ufficio giudiziario la legittimità” ossia il riconoscimento che le azioni dello stakeholder nei confronti dell’Ufficio Giudiziario siano legittimate da legami contrattuali oppure organizzativi l’‘‘urgenza” ossia la necessità dello stakeholder di ottenere dall’Ufficio Giudiziario un pronto ed immediato riscontro alle esigenze avanzate. Una volta inquadrati contesto di riferimento, interlocutori dell’ufficio e destinatari del servizio giustizia, è opportuno passare in rassegna le attività svolte dall’ente, al fine di rendere conto di ciò che viene compiuto per assicurare l’erogazione di tale servizio e il raggiungimento degli obiettivi prestabiliti. Le attività svolte dagli uffici giudiziari sono essenzialmente rappresentabili dal numero di procedimenti civili o penali trattati complessivamente. Tuttavia, il procedimento costituisce solo l’elemento materiale” delle attività esercitate dall’ufficio anche per raggiungere l’apertura di un certo procedimento. Segnatamente, le attività svolte da un ufficio della Procura della Repubblica sono la repressione dei reati la sorveglianza sull'osservanza delle leggi e sulla pronta e regolare amministrazione della giustizia la tutela dei diritti dello Stato, delle persone giuridiche e degli incapaci l’esecuzione dei giudicati in materia penale. L’ iscrizione a procedimento rappresenta, in altri termini il termometro delle attività principali svolte dall’ufficio, dal momento che ogni attività è registrata in appositi modelli tali iscrizioni a registro costituiscono i cc.dd. flussi di lavoro, la cui analisi è determinante per rappresentare le performance dell’ufficio, ossia la capacità di raggiungere gli obiettivi fondamentali derivanti dalla propria funzione pubblica. Tale analisi è condotta principalmente attraverso l’individuazione di indicatori di performance che possano rappresentare al meglio le dinamiche attraverso gli uffici gestiscono i procedimenti che costituiscono i flussi di lavoro. Solitamente tali indicatori Key Performance Indicators – KPIs , sono l’indice di smaltimento dei procedimenti correnti chiamato anche clearance rate esprime il numero di procedimenti esauriti negli uffici giudiziari nel corso dell’anno per ogni 100 procedimenti presenti comprensivi cioè dei procedimenti pendenti e sopravvenuti l’indice di evasione chiamato anche tasso di ricambio” rappresenta un ulteriore indicatore di funzionalità, utile a determinare l’andamento della domanda e dell’offerta di giustizia ed esprime il rapporto percentuale tra i procedimenti definiti e quelli sopravvenuti in altri termini, lo smaltimento del lavoro giudiziario in contrapposizione alla domanda dichiarata di giustizia. Più chiaramente, indica la capacità dell’Ufficio di gestire il flusso delle sopravvenienze annuali. Esso viene espresso dal rapporto tra i procedimenti definiti ed i procedimenti sopravvenuti in un dato periodo, moltiplicato per 100. Valori uguali a 100 indicano che l'ufficio è riuscito ad esaurire un numero di processi pari alla domanda sopravvenuta. Inoltre, un’analisi dell’andamento di come tali indicatori sono cambiati nel corso degli anni potrebbe essere utile al fine di rappresentare al meglio la situazione delle attività svolte dagli uffici e se sono stati raggiunti obiettivi eventualmente stabiliti, piuttosto che evidenziare possibili criticità. Una volta rappresentate le attività compiute, sarà opportuno concentrarsi su altri tipi di performance direttamente collegate a dette attività. Performance economiche In particolare, notevole rilevanza assumono le performance economiche , relativamente agli impieghi delle risorse economiche e alle voci di entrata”, interpretabili anche come benefici economici. Sebbene gli uffici giudiziari non abbiano l’obbligo di redigere un bilancio contabile, dal momento che, non governando i flussi delle risorse economiche in entrata e in uscita, non è dotata di una autonoma responsabilità finanziaria e contabile, per ragioni di trasparenza della gestione delle risorse economico-finanziarie, risulta opportuno rappresentare le principali voci di entrate ed uscite dell’ufficio. Rappresentare le voci di uscita , sostanzialmente ha la finalità di comunicare in modo trasparente come vengono impiegate le risorse economiche provenienti dalla pubblica contribuzione, dal momento che gli uffici giudiziari utilizzano risorse in carico al Ministero della Giustizia. Tra le voci di uscita, maggior rilievo lo assumono le cc.dd. spese di giustizia, rendicontate attraverso specifico registro 1/A/SG, che permette una rappresentazione analitica di tutte le spese strettamente connessi alle attività essenziali svolte dagli uffici e quindi direttamente influenzate dalle dinamiche operative degli stessi. Inoltre, fornire informazioni in merito ai costi sostenuti assume una duplice finalità da una parte serve a dare conto ai contribuenti di come viene speso parte del il pubblico denaro, dall’altro lato, fornisce un quadro dell’onerosità anche in senso globale, non solo monetario e della complessità delle operazioni condotte al fine di raggiungere determinati obiettivi. In tal senso, una voce di notevole rilevanza nei bilanci” delle Procure della Repubblica è spesso rappresentata dalle spese sostenute per intercettazioni che consentono alla giustizia, nella maggior parte delle recenti esperienze, di raggiungere significativi traguardi in ordine alla lotta alla criminalità soprattutto organizzata e in modo particolare consentendo il recupero dei patrimoni illeciti attraverso le attività di sequestri e confische. L’attività di un ufficio giudiziario non rappresenta solo una voce di costo per il bilancio dello Stato, ma consente anche entrate e benefici economici . Infatti, una prima categoria di voci di entrata, sono principalmente riconducibili a bolli , diritti di cancelleria e contributi . Tali introiti” sono da accreditare alla attività amministrativa degli uffici, dal momento che derivano da rilascio di certificati, acquisizione di copie ovvero, in generale, dall’erogazione di specifici servizi. Nell’ambito delle entrate” gestite da un ufficio giudiziario, una voce di rilievo risulta essere quella relativa ai valori di sequestri e confische , soprattutto se ci si riferisce agli uffici della Procura della Repubblica, sia da un punto di vista meramente finanziario sia perché tali flussi costituiscono il risultato delle attività svolte per la repressione dei reati, andando a produrre dei benefici economici all’intero sistema, la cui rendicontazione e comunicazione agli stakeholder diviene di importanza fondamentale per un ufficio, seppur riservato” come quello della Procura della Repubblica. Infatti, oltre ad essere somme che potenzialmente andranno ad incremento economico-finanziario delle casse pubbliche attraverso il Fondo Unico di Giustizia – FUG , i valori di sequestri e confische offrono un’idea immediata e tangibile degli sforzi investigativi dell’ufficio e, soprattutto, di una dimensione del valore che le attività della Procura generano a beneficio della comunità, a seguito delle operazioni di repressione patrimoniale nei confronti delle realtà criminose. Obiettivi sociali e ambientali Definito un primo quadro di rendicontazione economica, il Bilancio Sociale di un ufficio giudiziario dovrebbe rappresentare tutte quelle attività messe in atto al fine di raggiungere obiettivi di natura sociale e ambientale . Un valido alleato per inquadrare il contesto e delineare le regole di tale aspetto di rendicontazione non finanziaria è rappresentato dall’ Agenda 2030 dell’ONU l’Agenda 2030 per lo Sviluppo Sostenibile è un programma d’azione per le persone, il pianeta e la prosperità, sottoscritta il 25 settembre 2015 dai governi dei 193 Paesi membri delle Nazioni Unite, e approvata dall’Assemblea Generale dell’ONU. L’Agenda è costituita da 17 Obiettivi per lo Sviluppo Sostenibile – Sustainable Development Goals, SDGs – inquadrati all’interno di un programma d’azione più vasto costituito da 169 target o traguardi, ad essi associati, da raggiungere in ambito ambientale, economico, sociale e istituzionale entro il 2030 che fornisce un quadro d’insieme di tutti quegli obiettivi di sostenibilità di cui le istituzioni dovrebbero prestabilirne il raggiungimento. Una nota metodologica per rappresentare al meglio l’impatto delle attività della Procura in relazione a detti obiettivi, è utile rappresentare una matrice che fornisca un quadro delle interconnessioni tra i goals dell’Agenda 2030 e i vari dipartimenti dell’Ufficio, al fine di rendere conto di come l’ente è orientato a svolgere attività sostenibili. Tale matrice risulta utile anche ai fini della comprensione dei riflessi che le attività degli uffici hanno nei confronti dell’esterno. Per performance ambientali si intendono tutti quei risultati ottenuti ovvero per il cui raggiungimento l’ufficio si è impegnato legati alla tutela e salvaguardia del territorio e dell’ambiente nel suo complesso. Tali attività possono essere sia esterne che interne nel primo caso si fa riferimento, ad esempio, a tutte quelle attività indirizzate a migliorare il sistema di rispetto delle norme in materia di tutela ambientale e salvaguardia territoriale nel secondo caso, invece, ci si riferisce ai comportamenti virtuosi eventualmente adottati all’interno degli uffici, ad esempio, stabilire buone pratiche per personale e utenza che permettano di evitare sprechi e utilizzi scorretti delle risorse. Oltre alle performance economiche ed ambientali, particolare rilevanza, ai fini dell’utilità di un Bilancio Sociale, la assumono anche i temi di carattere sociale rispetto alle persone coinvolte nelle attività degli uffici giudiziari. Tali temi rientrano nell’ordine di una duplice prospettiva interna , rispetto al personale degli uffici ad esempio magistrati e dipendenti amministrativi esterna , rispetto ai fruitori del servizio giustizia erogato ad esempio i cittadini . In entrambi i casi dovranno essere rappresentate le azioni intraprese per aumentare le performance di carattere sociale, orientate alla produttività degli uffici, alla formazione del personale dipendente, a garantire la salute e la sicurezza dei lavoratori sul posto di lavoro, ecc. In maniera specifica, rispetto all’esterno gli uffici dovranno rendicontare tutte quelle azioni intraprese ed iniziative promosse al fine di migliorare la qualità del servizio giustizia fornito ai cittadini. Un esempio di best practice registrato negli ultimi anni è la redazione e la pubblicazione della c.d. Carta dei Servizi . Tale documento nasce dalla consapevolezza dell’importanza della relazione tra uffici e popolazione. Essa ha lo scopo di fornire agli utenti informazioni dettagliate sui servizi attivi e istruzioni su come accedervi e fruirne, al fine di razionalizzare gli accessi agli uffici e di ridurre gli errati contatti, limitare i tempi attesa e, soprattutto, nel tentativo di abbattere le quotidiane barriere tra cittadino/utente e Ufficio giudiziario che ostacolano un’interazione chiara, diretta e semplice. Una volta rappresentati i temi testé menzionati, il Bilancio Sociale deve passare in rassegna quelli che sono stati gli obiettivi conseguiti grazie ad una accurata programmazione delle linee di intervento predisposte, nonché rappresentare quelli che sono gli obiettivi da raggiungere – intesi come impegni per il futuro” – al fine di garantire un apprezzabile livello di qualità del servizio offerto. Infatti, la chiave per raggiungere elevati standard qualitativi del servizio offerto risiede in un’attenta programmazione degli obiettivi da raggiungere. A titolo di esempio, una buona prassi da seguire potrà essere quella di passare in rassegna i protocolli d’intesa e gli accordi stipulati tra la Procura della Repubblica ed altri enti, che hanno permesso una efficace interazione delle attività per il proficuo raggiungimento di obiettivi comuni. La presenza di un importante numero di protocolli d’intesa e accordi è, altresì, indice di un’ottima integrazione tra i vari enti pubblici che collaborano al fine di garantire un sempre migliore servizio pubblico” offerto ai cittadini pertanto, darne rappresentazione nel Bilancio Sociale risulta essere un ottimo tema di analisi rispetto ai risultati conseguiti dagli Uffici. In conclusione Il Bilancio Sociale può qualificarsi come un nuovo strumento di relazioni pubbliche che permette di veicolare l’immagine reale dell’ente che sia orientato alla correttezza e alla trasparenza nel processo di comunicazione dell’impatto sociale e ambientale derivante dal proprio agire cfr . U. Comite, op. cit . Inoltre, tale documento, attesa la cadenza periodica della sua redazione, nonché la volontarietà della sua redazione, può essere considerato come strumento di monitoraggio attraverso il quale l’ente provvede a formalizzare il proprio assetto relazionale nei confronti degli stakeholder, così andando a configurare i caratteri della propria responsabilità sociale sul punto B. Campedelli, S. Cantele, Bilancio sociale e gestione aziendale responsabile, alcune riflessioni , Rivista italiana di Ragioneria e Economia Aziendale, n° 7-8, 2004, Roma .