Sono passati poco più di 4 mesi dalla pubblicazione in Gazzetta della legge di conversione del d.l. n. 83/2015 che, come si era scritto su queste pagine provocava momentaneamente un vuoto normativo, circa la possibilità di inserire l’attestazione di conformità su documento informatico separato.
Sono passati poco più di 4 mesi dalla pubblicazione in Gazzetta della legge di conversione del d.l. n. 83/2015 che, come si era scritto su queste pagine provocava momentaneamente un vuoto normativo, circa la possibilità di inserire l’attestazione di conformità su documento informatico separato. Tale limitazione, come si è detto, ha inciso in particolare sulla possibilità di effettuare notificazioni in proprio a mezzo PEC, poiché, nelle more dell’emanazione delle specifiche tecniche, è stato possibile notificare a mezzo PEC solo atti di parte nativi digitali e firmati digitalmente, oppure duplicati informatici estratti dal fascicolo informatico, per cui non è necessaria l’attestazione di conformità. Specifiche di autentica delle copie informatiche. Ebbene, dopo mesi di attesa, è stato pubblicato, il 7 gennaio in Gazzetta Ufficiale, il decreto a firma del Direttore Generale S.I.A. dott. Pasquale Liccardo, contenente le modifiche al provvedimento DGSIA del 16.4.2014 con cui sono modificate le specifiche tecniche previste dall’articolo 34, comma 1, decreto 21 febbraio 2011, n. 44. Il provvedimento, in vigore dal 9 gennaio 2016, – giorno successivo alla pubblicazione sul Portale dei Servizi Telematici avvenuta in data 8 gennaio 2016 –, stabilisce, come si è detto, le specifiche di autentica delle copie informatiche, semplificando considerevolmente la attività dell’avvocato telematico, che, - a dispetto di quanto possa sembrare da una lettura superficiale del provvedimento-, non dovrà più fare i conti con impronta e funzione di hash , che, pur trovando ingresso nelle definizioni ai punti cc e dd dell’articolo 2, comma 1, del provvedimento del 16 aprile 2014, dovrà essere utilizzata solo nella rarissima ipotesi in cui si debba attestare la conformità su un documento informatico separato non contenuto all’interno della stessa busta telematica o nello stesso messaggio di posta elettronica certificata. Appare chiaro, dunque, che è stato finalmente recepito quanto già auspicato proprio su Diritto e Giustizia poco più di un anno fa , laddove si evidenziava come la ratio della norma tecnica - che prevedeva l’utilizzo dell’impronta -, fosse evidentemente solo quella di creare un inscindibile vincolo e connessione univoca tra l’attestazione di conformità e i documenti di cui si attesta la conformità. In tale chiave interpretativa può dunque leggersi l’articolo 19 ter , comma 5 ultima parte, delle specifiche, laddove si legge testualmente che l’impronta del documento può essere omessa in tutte le ipotesi in cui il documento informatico contenente l’attestazione di conformità è inserito, unitamente alla copia informatica del documento, in una struttura informatica idonea a garantire l’immodificabilità del suo contenuto . A titolo di esempio, si potrà pensare ad attestazioni cd. sfuse” rispetto al documento cui si riferiscono e contenute ad esempio in una semplice mail non certificata piuttosto che su una chiavetta USB, CD Rom o DVD Rom. Tali ipotesi pertanto sono assolutamente residuali e molto remote nel processo civile telematico, laddove, come ben sappiamo, gli atti e i documenti vengono teletrasmessi all’interno di una busta telematica o nella PEC contenente la notifica. Possiamo dunque lasciare da parte ogni allarmismo sul ritorno della temibilissima impronta hash e concentrarci invece sulle modalità di autentica contenute nell’articolo 19 ter del provvedimento DGSIA del 16 Aprile 2014, così come modificato dal decreto in commento. La dovuta premessa, inoltre, è che le nuove specifiche nulla innovano nell'ipotesi in cui l'attestazione venga effettuata sullo stesso documento di cui si attesta la conformità o in caso di attestazione posta su foglio cartaceo separato e congiunto all'atto di cui si attesta la conformità stessa, per cui si potranno continuare ad utilizzare le modalità descritte nei precedenti articoli e vademecum e in questo caso le nuove modalità si aggiungono alla precedente. In caso di notificazione a mezzo PEC di copia informatica, invece, l'attestazione dovrà essere obbligatoriamente inserita nella relata di notificazione ai sensi delle nuove specifiche. Ma cosa prevedono le nuove specifiche? La regola generale è riportata al comma 1 dell’articolo 19 ter e prescrive che q uando si deve procedere ad attestare la conformità di una copia informatica, anche per immagine, ai sensi del terzo comma dell’articolo 16 undecies del decreto legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito con modificazioni dalla legge 17 dicembre 2012, n. 212, l’attestazione è inserita in un documento informatico in formato PDF e contiene una sintetica descrizione del documento di cui si sta attestando la conformità nonché il relativo nome del file. Il documento informatico contenente l’attestazione è sottoscritto dal soggetto che compie l’attestazione con firma digitale o firma elettronica qualificata secondo quanto previsto all’articolo 12, comma 2 . Il sesto comma, inoltre prevede che l’attestazione di conformità può anche riferirsi a più documenti informatici. Un esempio L’individuazione della copia, o più precisamente del file contenente la copia, avviene dunque in maniera molto semplice inserendo il nome del file e una descrizione. Per chiarire meglio questa modalità, pensiamo ad esempio all’ipotesi in cui dovessimo attestare la conformità degli atti ai fini dell’iscrizione a ruolo di una procedura esecutiva, in cui sarà sufficiente inserire un documento rigorosamente in formato pdf testuale e che andrà firmato digitalmente all’interno del redattore. Quanto al nome del file, sarà sufficiente effettuare copia-incolla dello stesso e inserirlo nell’attestazione, mentre, quanto alla breve descrizione, basterà specificare il tipo di atto che stiamo attestando e ad abundantiam i dati della causa. Occorre, inoltre, precisare che sarà opportuno inserire l’attestazione come allegato diverso e separato dalla nota di deposito, che avremo eventualmente inserito come atto principale, nei casi in cui la procedura non preveda come atto principale un atto specifico. Proprio a tal fine, i nuovi schemi-atto predisposti dal Ministero, - che, al momento in cui si scrive, sono in fase di implementazione dai redattori -, prevedono l’allegato specifico denominato AttestazioneConformita” con indicazione all’interno del dati atto.xml dei riferimenti dei file attestati come conformi. Prudenzialmente, dunque, si consiglia, fino all’aggiornamento dei redattori, di inserire l’attestazione di conformità sullo stesso file pdf di cui si attesta la conformità , mentre - non appena i redattori saranno aggiornati - sarà possibile allegare l’attestazione di conformità su file separato, avendo cura di selezionare il tipo allegato specifico AttestazioneConformita”, che verrà firmato digitalmente marcando sul redattore i file di cui si attesta la conformità, senza firmarli. Riportiamo di seguito a titolo di esempio una attestazione di conformità nell’iscrizione a ruolo di una procedura esecutiva Attestazione di conformità ai sensi dell’articolo 16 decies e undecies del d.l. 179/2012 convertito con modificazioni dalla l. 221/2012 e s.m.i. Il sottoscritto Avv. __________ in qualità di difensore di________, nella procedura esecutiva promossa da ______ contro ________ presso il Tribunale di ________, ai sensi dell’articolo 16bis comma 2 N.B il riferimento a questo articolo è inerente alle sole esecuzioni e dell’articolo 16 decies e undecies del d.l. 179/2012 convertito con modificazioni dalla l. 221/2012 e s.m.i. attesta la conformità delle seguenti copie informatiche ai rispettivi originali cartacei 1 Titolo Esecutivo indicare gli stremi e la natura del titolo nome file titoloesecutivo.pdf 2 Atto di Precetto notificato in data_____ nome file attodiprecetto.pdf 3 Atto di pignoramento presso terzi notificato in data______ nome file pignoramento.pdf Luogo e Data Avv. ___________ Sullo stesso canovaccio potranno prepararsi tutte le attestazioni di conformità di atti formati in origine su supporto analogico, mentre, per quanto concerne il deposito nel fascicolo informatico di atti estratti da fascicolo informatico, si potrà utilizzare l’esempio che segue, tenendo presente che sarà sempre possibile depositare il duplicato informatico senza compiere alcuna attestazione di conformità. Attestazione di conformità ai sensi dell’articolo 16 bis comma 9 bis e undecies del d.l. 179/2012 convertito con modificazioni dalla l. 221/2012 e s.m.i. Il sottoscritto Avv. __________ in qualità di difensore di________, nel procedimento promosso presso il Tribunale di ________ RG __________, attesta la conformità di Tipo di atto es sentenza/decreto/ordinanza n. _______ emesso dal Tribunale di _______ in data________ Giudice_________ nome file sentenza.pdf al corrispondente atto contenuto nel fascicolo informatico ai sensi dell’articolo 16 bis comma 9 bis e 16undecies del decreto legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, dalla legge 17 dicembre 2012 e s.m.i Luogo e Data Avv. ___________ Nessuna ulteriore attesa, invece, per poter riprendere a notificare a mezzo PEC, sia le copie di atti e provvedimenti estratti dal fascicolo informatico, fermo restando che rimane possibile continuare ad effettuare notifiche dei duplicati informatici senza dover attestare la conformità . Infatti, anche in questo caso, la procedura è stata notevolmente semplificata. Non è più necessario inserire nella relata di notifica l’impronta hash e il riferimento temporale, ma solo una breve descrizione di ciò che si sta notificando e il nome del file della copia informatica di atto o provvedimento estratto dal fascicolo informatico o allegato al biglietto di cancelleria nome che sarà possibile modificare a proprio piacimento oppure del provvedimento o atto formato su supporto cartaceo scansionato. A tale scopo proponiamo due modelli di relata per notificare le copie informatiche estratte dal fascicolo informatico e le copie informatiche derivanti da scansione A Relata di notifica provvedimento estratto da Polisweb RELATA DI NOTIFICA A MEZZO DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA ex articolo 3 bis Legge 21 gennaio 1994, n. 53 Ad istanza del sig. ______ CF ______ rappresentato, difeso e domiciliato come in atti, io sottoscritto avvocato ______ del Foro di _____ CF ______ , ho notificato ad ogni effetto di legge, Copia informatica del decreto/sentenza emesso/a dal Tribunale di ________ GI_____ sez______ n._____ del_____ nel fascicolo di cui al n. di RG _______, nome file sentenza.pdf di cui si attesta la conformità al corrispondente atto contenuto nel fascicolo informatico ai sensi dell’articolo 16 bis comma 9 bis e 16 undecies del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, dalla legge 17 dicembre 2012, n. 221 e s.m.i. a 1 ______ CF ____________ , rappresentata e difesa dall’avv. _________ CF _______ ed elettivamente domiciliata presso lo studio dell’avv. _______ CF ______ , in Milano, alla via _______ n. _____trasmettendone copia a mezzo posta elettronica certificata all’indirizzo PECAVVOCATO@PEC.IT estratto dal registro generale degli indirizzi elettronici tenuto presso il Ministero della giustizia Avv. _________ Luogo e data oppure 2 Tizio Spa P. IVA/CF _______ , in persona del suo legale rappresentante pro-tempore, con sede in ______ alla via _______ trasmettendone copia a mezzo posta elettronica certificata all’indirizzo PEC@PEC.IT estratto dal registro degli indirizzi PEC delle imprese tenuto dal registro delle imprese O ini-pec Avv. ________ Luogo e data B Relata di notifica di Atto/provvedimento cartaceo o copia conforme/esecutiva cartacea di esso RELATA DI NOTIFICA A MEZZO DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA ex articolo 3 bis Legge 21 gennaio 1994, n. 53 Ad istanza del sig. ______ CF ______ rappresentato, difeso e domiciliato come in atti, io sottoscritto avvocato ______ del Foro di _____ CF ______ , ho notificato ad ogni effetto di legge, copia informatica della copia conforme all’originale di______ emessa dal Tribunale di ______ sezione ______ GI dott.______ nel procedimento di cui al n. di RG _______ nome file atto.pdf, di cui si attesta la conformità alla copia conforme all’originale cartacea ai sensi dell’articolo 3bis della legge 53/1994 e dell’articolo 16undecies del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, dalla legge 17 dicembre 2012, n. 221 e s.m.i. a 1 ______ CF ____________ , rappresentata e difesa dall’avv. _________ CF _______ ed elettivamente domiciliata presso lo studio dell’avv. _______ CF ______ , in Milano, alla via _______ n. _____trasmettendone copia a mezzo posta elettronica certificata all’indirizzo PECAVVOCATO@PEC.IT estratto dal registro generale degli indirizzi elettronici tenuto presso il ministero della giustizia Avv. _________ Luogo e data oppure 2 Tizio Spa P. IVA/CF _______ , in persona del suo legale rappresentante pro-tempore, con sede in ______ alla via _______ trasmettendone copia a mezzo posta elettronica certificata all’indirizzo PEC@PEC.IT estratto dal registro degli indirizzi PEC delle imprese tenuto dal registro delle imprese O ini-pec Avv. ________ Luogo e data In ultimo, si segnala che la regola che prevede l’inserimento di una breve descrizione associata al nome del file di cui si attesta la conformità, trova applicazione anche nel caso in cui la copia conforme sia destinata ad essere trasmessa tramite posta elettronica certificata non avente valore di notifica, in tal caso l’attestazione di cui al primo comma è inserita come allegato al messaggio di posta elettronica certificata. Si può quindi concludere che l’attesa delle specifiche in commento, pur rilevatasi evidentemente più lunga di quanto ci si poteva aspettare, non ha deluso chi come me e altri studiosi auspicava ad una deroga per il processo civile telematico alle regole tecniche del Codice dell’Amministrazione Digitale in materia di copie e duplicati di documenti informatici di cui al D.P.C.M. 13 novembre 2014. Tuttavia non si può non sottolineare che la strada verso una semplificazione sempre maggiore del PCT è ancora lunga e le tribolazioni vissute in questi mesi di assenza di regola chiare sulle attestazioni di conformità, in parte superate solo dall’introduzione di stratagemmi quali la notifica del duplicato informatico, devono lasciar pensare tanto.