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PROFESSIONE

privacy | 18 Luglio 2019

Utilizzo degli Smart Assistant nello studio legale e protezione dei dati personali dei clienti

di Nicole Monte - Avvocato del Foro di Milano, privacy e cybersecurity specialist di LT42

Da qualche anno sono disponibili ed utilizzabili, integrati a computer, tablet e smartphone, i c.d. assistenti vocali. I più comuni sono Siri, Alexa, Cortana e Google Assistant, ma ne esistono di varie marche. Ci si è interrogati sulla opportunità dell’utilizzo di questo tipo di assistenti all’interno di uno studio legale.

Un utilizzo di natura professionale di uno Smart Assistant richiede una attenta riflessione circa i risvolti in ambito privacy che possono conseguirne, alla luce della disciplina introdotta dal GDPR.

 

Il caso. L’utilizzo di uno Smart Assistant in uno studio legale non è di per sé problematico, il tema dal punto di vista della disciplina privacy è rappresentato dall’eventuale trattamento di dati personali dei clienti che, per l’avvocato, sono prevalentemente di tipo giudiziario. Questi infatti sono definiti “particolari” dal Regolamento Europeo e godono di una tutela rafforzata.

 

Il periodo di conservazione. La nuova normativa richiede al titolare del trattamento dei dati che questi siano conservati per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti o successivamente trattati conformemente a quanto previsto dagli obblighi di legge previsti per l’esercizio della professione forense, tra cui l’art. 33 del codice deontologico forense e l’art. 2235 c.c..
Il problema principale riguarda il fatto che questo tipo di strumenti possono avere un sistema di conservazione dei dati centralizzato per un tempo indefinito – a meno che l’utente non proceda ad una cancellazione manuale degli stessi-. Il fine di questa conservazione è unicamente preordinato a garantire che il riconoscimento vocale possa divenire sempre più efficiente e sofisticato. Tuttavia, tale circostanza può generare una violazione della norma relativa al periodo di conservazione dei dati personali del cliente, nel caso in cui questi transitassero dallo Smart Assistant.
A tal proposito è importante ricordare che in quest’ultimo caso il provider che fornisce il servizio di Smart Assistant assume il ruolo di responsabile esterno del trattamento, ai sensi dell’art. 28 GDPR, e per questa ragione il titolare deve verificare la DPA presente sul sito web od allegata alle condizioni del servizio. La disciplina, coerentemente, prevede altresì che sia il titolare ad essere gravato dell’onere di cancellazione dei dati personali trattati.
Il punto è che, se è vero che in uno studio legale è quasi scontato procedere ciclicamente alla cancellazione di archivi cartacei od informatici, è anche vero che potrebbe non essere così intuitivo dover verificare l’avvenuta cancellazione dei dati personali dei clienti conservati dal provider dello Smart Assistant presente in studio.
In conclusione, l’utilizzo di natura professionale di un assistente vocale non viola la disciplina privacy vigente ma fa sorgere la necessità di procedere alla verifica del rispetto del periodo di conservazione dei dati personali trattati dall’avvocato per conto del proprio cliente.