POLITICA SULL'UTILIZZO DEI COOKIE - GIUFFRE' FRANCIS LEFEBVRE SPA

Questo sito utilizza cookie di profilazione di prima parte per offrirti un miglior servizio e per trasmetterti comunicazioni in linea con le attività svolte durante la navigazione. Puoi impedire l'utilizzo di tutti i Cookie del sito cliccando MAGGIORI INFORMAZIONI oppure puoi acconsentire all'archiviazione di tutti quelli previsti dal sito cliccando su ACCONSENTI.

Continuando la navigazione del sito l'utente acconsente in ogni caso all'archiviazione degli stessi.


> Maggiori informazioni

Acconsenti

Abbonamento scaduto
Abbonamento inattivo
Numero massimo utenti raggiunto
Utente non in CRM
Manutenzione
mercoledì 23 settembre 2020
Accedi   |   Contatti   |   Newsletter   |   Abbonamenti    Feed RSS
Notizie a cura di La Stampa.it |
FINANZA e TRIBUTI

tasse e tributi | 24 Settembre 2019

Note spese: dematerializzazione e conservazione elettronica tramite applicativi

di La Redazione

Le Entrate hanno chiarito i requisiti e le procedure che i sistemi gestionali devono possedere per poter essere adottati e soddisfare le condizioni richieste dalla legge.  

Qualunque documento analogico a rilevanza fiscale – come le note spese e i loro allegati – deve, per poter essere dematerializzato e successivamente distrutto, possedere le caratteristiche della immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità (AE risposta 20 settembre 2019 n. 388).

 

Il caso. L'istante, una società di consulenza, intende procedere alla dematerializzazione e conservazione sostitutiva delle note spese e dei relativi giustificativi dei cd. “trasfertisti” - quali ricevute di taxi, titoli di viaggio su mezzi di trasporto pubblico, copie cartacee di fatture ricevute da soggetti extra-UE etc.- attraverso uno specifico sistema informatico gestionale che consente di acquisire il documento originale (“unico” o “non unico”) tramite apposita applicazione per smartphone ovvero tramite personal computer. Alle Entrate sono richiesti chiarimenti in ordine ai giustificativi di spesa:
- se possono qualificarsi documenti originali “unici”;
- se possano essere conservati elettronicamente (art. 4, comma 1, d.m. 17 giugno 2014);
- se il processo di conservazione, che l'istante intende adottare, sia in linea con la normativa di riferimento.

 

Le indicazioni delle Entrate. Per l'amministrazione finanziaria, se il processo descritto dall'istante garantisce l'immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità delle note spese dematerializzate e successivamente distrutte, nulla osta alla sua adozione.
In particolare, i giustificativi allegati alle note spese trovando generalmente corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali, devono essere considerati documenti analogici originali “non unici” vale a dire “documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi” (art. 1 lett. v) CAD).
Pertanto, il processo di conservazione elettronica dei giustificativi è correttamente perfezionato, senza necessità che un pubblico ufficiale attesti la conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico. Se, tuttavia, il giustificativo allegato alla nota spese non consente di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, allora lo stesso ha natura di documento analogico originale “unico”, la cui conservazione sostitutiva necessita dell’intervento del pubblico ufficiale.
Per quanto concerne la conformità del processo di conservazione con la normativa di riferimento, sono richiesti (art. 3 CAD):
- il rispetto del codice civile, del C.A.D. e delle relative regole tecniche, nonché delle altre norme tributarie sulla corretta tenuta della contabilità;
- le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi;
- l’apposizione, a conclusione del processo di conservazione, di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.
Occorre infine rispettare i requisiti ai quali è subordinata la deducibilità dei costi – inerenza, competenza e congruità, secondo le previsioni del TUIR, nonché secondo i chiarimenti della prassi, e le modalità di imputazione dei redditi in capo ai soggetti rimborsati (art. 69, comma 2, TUIR).
Al ricorrere di tutte le condizioni sopra enunciate, per le Entrate, la società istante può conservare in modalità elettronica le note spese ed i relativi giustificativi, siano essi intestati al trasfertista ovvero anonimi (es. titoli di viaggio su mezzi di trasporto pubblico), e successivamente distruggere gli originali analogici.

(Fonte: fiscopiu.it)

 

 



Qui la risposta dell’Agenzia delle Entrate del 20 settembre 2019, n. 388