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Notizie a cura di La Stampa.it |

30 giugno 2014: tra timore e fiducia il sogno del Processo Civile Telematico si realizza

12 Giugno 2014

PCT e deposito telematico: il formato di atti e documenti – a cura dell’avv. Alberto Mazza

Dopo aver illustrato nei dettagli l’infrastruttura che sta alla base del processo telematico e quali sono gli strumenti informatici utilizzati in tale contesto, risulterà ora più semplice comprendere come le varie componenti del sistema interagiscono durante la procedura di deposito di un atto processuale da parte di un soggetto abilitato esterno, in particolare di un avvocato.
L’avvocato deve comunicare il proprio indirizzo PEC. E’ bene precisare che per poter procedere con l’invio di atti per via telematica è necessario effettuare un fondamentale adempimento preliminare. L’avvocato deve comunicare all’Ordine di appartenenza il proprio indirizzo di posta elettronica certificata, in modo che l’Ordine a sua volta lo trasmetta al Ministero della Giustizia per l’inserimento dello stesso nel registro generale degli indirizzi elettronici (ReGIndE): eventuali depositi telematici, effettuati da indirizzi non censiti nel ReGIndE, verrebbero automaticamente scartati dal sistema.
L’avvocato deve innanzi tutto predisporre l’atto e l’eventuale documentazione allegata secondo i formati previsti, rispettivamente, dagli artt. 11 e 12 delle regole tecniche (d.m. n. 44/2011), che sul punto rinviano, per la disciplina di dettaglio, agli artt. 12 e 13 delle specifiche tecniche (Provvedimento 16 aprile 2014).
File PDF e file XML. Per quanto riguarda l’atto del processo, dal combinato disposto degli artt. 11, d.m. 44/2011, e 12, specifiche tecniche, si ricava che nel sistema telematico all’atto cartaceo corrispondono 2 file: un primo file in formato PDF, privo di elementi attivi come macro e campi variabili, «ottenuto da una trasformazione di un documento testuale, senza restrizione per le operazioni di selezione e copia» di porzioni di testo. Le specifiche tecniche precisano, con una disposizione di buon senso, che non è ammessa la scansione di immagini (o, forse, sarebbe stato più corretto stabilire che non è consentita la scansione dell’atto stesso, che dà luogo ad un’immagine): la ratio della disposizione va individuata nelle più ampie potenzialità offerte dal file formato secondo le modalità previste, consistenti nella possibilità di indicizzazione dell’atto per consentire ricerche al suo interno e nella possibilità di estrarre e copiare porzioni di testo che debbano essere riportate in altri atti o documenti senza doverle riscrivere manualmente. Al file PDF così creato, che rappresenta l’equivalente digitale dell’atto cartaceo, si accompagna un secondo file, in formato XML, che contiene «le informazioni strutturate nonché tutte le informazioni della nota di iscrizione a ruolo» [art. 12, comma 1, lett. e), specifiche tecniche]: tale file viene generato automaticamente dal software utilizzato dal depositante per creare la “busta telematica” e contiene tutte le informazioni necessarie al sistema per instradare il singolo deposito nel fascicolo di pertinenza all’interno del registro informatico di cancelleria o, nel caso di atto introduttivo, tutti i dati del fascicolo che verrà generato in seguito all’accettazione del cancelliere.
Regole diverse sono invece previste per i documenti allegati. Nella maggior parte dei casi, infatti, si tratta di documenti cartacei che devono pertanto essere trasformati in documenti informatici, privi di elementi attivi come macro e campi variabili, per poter essere inseriti nella busta telematica. Anche in tal caso il legislatore è intervenuto disciplinando analiticamente i formati utilizzabili. L’elenco è contenuto nell’art. 13 delle specifiche tecniche, ma non si registrano, sotto tale profilo, limitazioni di sorta: scorrendo la lista dei formati si trovano tutti quelli più comunemente supportati dai programmi per effettuare scansioni, ed inoltre alcuni formati di file di testo e ai formati, recentemente aggiunti, per il salvataggio e la produzione dei messaggi di posta elettronica certificata. Al fine di agevolare l’utente nel rispetto del limite di trenta megabyte, previsto come dimensione massima della busta telematica e riconducibile all’uso del sistema della posta elettronica certificata, le specifiche tecniche consentono l’utilizzo di alcuni formati compressi, al fine di ridurre il peso della documentazione allegata. Sotto tale profilo non può non evidenziarsi qualche perplessità in quanto in alcuni casi, in cui la documentazione da allegare è particolarmente corposa, risulta impossibile, anche adottando tutti gli accorgimenti più opportuni, rispettare tale limite, dovendosi pertanto procedere, in mancanza di specifiche indicazioni, a più invii telematici in relazione allo stesso atto.
Una volta trasformato l’atto e gli allegati in documenti informatici secondo le modalità previste per l’uno e per gli altri, i file potranno essere inseriti all’interno di una “busta telematica” da inviare all’ufficio giudiziario: nel corso del prossimo intervento si esamineranno analiticamente i passaggi compiuti dalla busta durante tale percorso.


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